Mejora continua: descubre sus beneficios

Un proceso de mejora continua es la actividad de analizar los procesos que se usan dentro de una organización o administración, revisarlos y realizar adecuaciones para minimizar los errores de forma permanente.

La mejora continua es una práctica de gestión para que la empresa pueda mejorar constantemente sus procesos y así ser más eficiente y tener un mejor rendimiento.

Al fin y al cabo, el mercado es cada vez más dinámico y los que no se reinventen constantemente se quedarán atrás.

En este artículo entenderás todo sobre el tema: cuál es el objetivo principal de la mejora continua, cuáles son los beneficios que este modelo aporta a las empresas, cómo ponerlo en práctica ¡y mucho más!

DIFERENCIAS ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Pero antes de seguir debemos tener en cuenta Diferencias entre proceso y procedimiento, es normal que existan ciertas dudas acerca de las diferencias entre proceso y procedimiento, debido a que ambos términos se encuentran estrechamente relacionados y, tienden a generar confusiones. ¿Sabes tú cuál es la diferencia entre ambos? Si no lo sabes, o aún es complicado para ti distinguir cada uno de ellos, te invito a que sigas leyendo ➡️ [1]

Como concepto la mejora continua surge en el siglo XX con la intención de mejorar los productos, servicios y procesos productivos. Postula que la mejora es una actitud general y estable en los procesos, siendo Lean su mejor ejemplo

Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad [2] y la eficiencia en las organizaciones.

CIRCULOS DE CALIDAD

A principios de los años ’60 del siglo pasado, Kaoru Ishikawa definió al Control de la Calidad (QC) como la actividad destinada a “comprobar si el trabajo se está haciendo de acuerdo con las políticas, las órdenes, los planes y las normas y, si no, adoptar la acción para corregir cualquier desviación y evitar su reaparición, y luego seguir con el plan”.

Esto representaba un cambio de paradigma sobre lo que se conocía hasta el momento como “control”, en donde la mayor parte de las personas de la organización sólo acataban órdenes y poco sabían sobre la importancia de su función y cómo se interrelacionaba con el resto de los procesos. Los canales de comunicación no estaban bien definidos, y existían muchas veces contradicciones entre órdenes por el mismo desconocimiento.

En el caso de la mejora del entorno inmediato, se definieron los Círculos de Calidad. Un Círculo de Calidad (CC) no es más que un grupo de trabajo formado por personas de una misma área, bajo supervisión común, que se reúne con una periodicidad predefinida para tratar algún tema relacionado a una mejora o a resolución de problemas.

Esta actividad es voluntaria, y debe contar con algún líder o facilitador que promueva la realización de las reuniones, así como la participación de todos los integrantes. Este facilitador deberá, a su vez, tener llegada a la Dirección. Esto garantiza que, de surgir alguna necesidad, se contará con los recursos necesarios para la mejora o la resolución del problema. [3]

¿Qué es la mejora continua?

DEFINICION

La mejora continua de los procesos es una búsqueda constante e interminable para identificar oportunidades de corrección, ajustes y mejoras en los procesos de negocio, los productos y los servicios.

¿Conoces esa idea de que cada vez que un escritor revisa su libro lo hace un poco mejor? Esta es la lógica aplicada al día a día de las empresas.

La intención es encontrar siempre los puntos en los que el funcionamiento de la empresa tiene cuellos de botella, como fallos, errores humanos, retrasos, desperdicio de recursos, sobre los que se puede actuar.

Al mejorar, poco a poco, el rendimiento de la empresa se vuelve siempre mejor y más centrado en la satisfacción del cliente.

¿Cuál es el origen de la mejora continua?

Todo empezó a finales del siglo XIX, durante la segunda Revolución Industrial, cuando las grandes empresas vieron la necesidad de sistematizar la producción en masa.[4]

El fordismo, símbolo de la época, estaba marcado por el concepto de la cadena de montaje, en la que cada profesional era responsable de un proceso de fabricación, ganando así tiempo y productividad.

La necesidad de mejorar siempre sus procesos para incrementar la calidad de las entregas (y, por supuesto, aumentar la rentabilidad) llevó a las empresas a encontrar técnicas para ello, que han ido evolucionando y sofisticándose con los años.

El enfoque en el producto ha ido dejando paso a empresas centradas en el interés del cliente, la experiencia y la diferenciación en el mercado.

Por ello, la mejora continua se valora cada vez más y exige rapidez.

¿Cuáles son los 3 pilares de la mejora continua?

Al poner en práctica la mejora continua es importante basarse en los tres pilares principales que rigen este concepto. De lo contrario, puede ser una estrategia errónea o insuficiente para garantizar los mejores resultados.

Veremos cuáles son los pilares:

• Continuidad: como el propio nombre del concepto ya sugiere, es necesario tener en cuenta que no existe la perfección en los procesos empresariales. Siempre hay una forma de mejorar y esta búsqueda debe ser siempre constante.
• Cultura: para que esta continuidad sea posible, es necesario incorporar esta cultura de proceso en todo el equipo para que se convierta en un hábito en la rutina de trabajo. Desde la alta dirección hasta el taller, la lógica de la mejora continua debe estar presente. [5]
• Bueno para todos: también es importante que las mejoras sean pensadas y ejecutadas de forma que aporten beneficios a todas las áreas de la empresa. Al fin y al cabo, al tener una operación basada en procesos se entiende que cada cambio impacta en el trabajo y en el resultado de cada uno de los involucrados.[6]

¿Cuáles son los beneficios de la mejora continua para una empresa?

Aplicar la mejora continua aporta varios beneficios a la empresa, con mejoras incrementales, como las siguientes:

Simplificación de los flujos de trabajo

La optimización constante de los procesos tiene como objetivo reducir los pasos innecesarios y centrarse en lo que realmente importa para obtener un buen resultado.

Esto hace que los procesos de trabajo sean más sencillos y simples (el concepto Lean), con más agilidad, reducción de tiempo, esfuerzo y recursos.[7] [8] [9]

Reducir los costos y los desechos

También es importante eliminar las pérdidas de producción y los retrasos, que acaban haciendo perder productividad a la empresa. Al eliminar los desechos, la operación también resulta menos costosa, lo que mejora el flujo de caja y aumenta la rentabilidad.

Minimizar los errores [10]

Los errores son muy comunes en el trabajo, ya que las empresas están hechas por personas. Sin embargo, al tener claros todos los pasos del flujo de trabajo es posible identificar los errores más comunes, proporcionar formación y mejorar la curva de aprendizaje de los equipos.

Además, hay procesos que pueden automatizarse, lo que excluye el error humano. Reducir los errores significa evitar el retrabajo y ganar productividad.[11] [12]

Aumentar la capacidad de adaptación al mercado

Los mercados dinámicos exigen que las empresas sean más flexibles y la mejora continua se encarga de ello. Al fin y al cabo, con operaciones ajustadas, equipos comprometidos y métricas bien definidas es posible analizar rápidamente y actuar exactamente sobre los puntos que necesitan mejorar en ese momento. [13] [14]

Esto garantiza la competitividad del mercado, ya que quienes no se adaptan a las exigencias pierden lugar.[15]

Mejora la experiencia del cliente

El objetivo del proceso de mejora continua es crear más valor para el cliente en todo momento. De este modo, los niveles de satisfacción con su servicio o producto aumentan, los clientes se fidelizan y recomiendan la empresa a otras personas.

El resultado, por supuesto, también se refleja en un aumento de la rentabilidad del negocio.

¿Cuáles son las etapas de la mejora continua?

Como hemos dicho, la mejora continua es una práctica cíclica. Es decir, desde el momento en que encuentras un fallo, lo mejoras y después empiezas a buscar nuevos huecos para hacer una nueva mejora.

Al fin y al cabo, nada es tan bueno que no pueda mejorarse, ¿verdad? Si la empresa está satisfecha con esa mejora, pronto un competidor o un nuevo participante en el mercado crea innovaciones para destacar. Entonces, ese proceso mejorado se vuelve insuficiente y la empresa pierde su ventaja competitiva.

Para poner en práctica la mejora continua de los procesos, por tanto, es interesante seguir un patrón de pasos. Esos son los siguientes:

1. Localizar los cuellos de botella y comprender lo que hay que mejorar.
2. Crear un plan de acción para aplicar la mejora.
3. Probar y supervisar el rendimiento.
4. Verificar los resultados.
5. Identificar nuevas oportunidades de mejora.
6. Repetir el ciclo.

¿Cómo aplicar la mejora continua en tu empresa?

Para implantar la mejora continua, en primer lugar, es necesario crear esta cultura en la empresa. El ejemplo debe pasar entre las áreas y las diferentes jerarquías para que todos se comprometan con la misión.

Preferiblemente, es interesante que los procesos y las tareas estén automatizados. De este modo es posible reducir los errores asignando determinadas tareas a los dispositivos inteligentes, además de generar datos y monitorizarlos en tiempo real para identificar rápidamente las carencias para mejorar.

De manera automatizada o no, sigue los pasos para aplicar la mejora continua en tu empresa:

1. Identifica lo que hay que mejorar

Mapear los procesos de una empresa es fundamental para localizar los puntos que hay que mejorar.

Al identificar los puntos de mejora en los procesos es importante crear prioridades y entender si este proceso impacta en la estrategia general de la empresa. Esto se debe a que hay numerosos puntos que mejorar y la cultura de la mejora continua presupone un seguimiento constante, así como la asignación de recursos, tiempo y esfuerzo.

2. Crea procesos

Para que la mejora continua se ponga realmente en práctica es importante una creación y estandarización de procesos. Es decir, crear flujos bien definidos de todas las tareas, actividades, personas implicadas, objetivos y demás en relación con todo lo que ocurre operativamente en la empresa.

Los procesos se mapean, se alinean con los objetivos estratégicos del negocio y se pueden implementar en metodologías como STATIK [16], propone un método para la implementación de un sistema Kanban, basado en un Enfoque de Pensamiento Sistémico, de forma sencilla y progresiva, aplicando los principios y las prácticas ágiles.

En el sistema los empleados pueden realizar sus tareas dentro del flujo de trabajo diseñado y automáticamente será posible identificar oportunidades de mejora.  

3. Sigue el desarrollo de la mejora

Con los procesos mapeados, los intentos de mejora pueden aplicarse y luego supervisarse, especialmente si están en un BPMS, lo que hace que este control sea más preciso.

Es importante crear métricas y KPI (indicadores de rendimiento) para medir con datos reales los resultados de la mejora.

Así, es posible comparar las versiones, analizar si realmente hubo un mejor resultado y probar otras transformaciones en los procesos.

4. Adopta métodos de mejora continua

Para optimizar los procesos existen varias técnicas y cada una puede adaptarse a diferentes realidades y tipos de empresas.

Los principales métodos que se aplican actualmente son:

Lean Manufacturing

Lean Manufacturing es un sistema de producción japonés de gestión y mejora de los procesos que implica una fabricación ajustada.

En general, supone reducir los residuos, los costos y encontrar procesos de producción más eficaces.

Para ello, debes:

• Comprender en profundidad cómo funcionan los procesos de tu empresa.
• Delimitar los procesos que añaden o no valor.
• Producir sin interrupción.
• Definir los puntos de partida en los que debe basarse la producción para evitar los fallos que ya se han eliminado.
• Implicar al equipo en esta cultura.

Kaizen

Kaizen es otra metodología japonesa de mejora continua. La palabra Kaizen en japonés significa precisamente «mejora».

Aplicado a las empresas, a las industrias e incluso a la vida, presupone la mejora constante de los procesos, productos o servicios.

Para implantar el Kaizen es importante tener en cuenta que es fundamental eliminar los desperdicios, buscar acciones de mejora con la mínima inversión basadas en las principales necesidades del momento y que impacten en todas las áreas de la empresa, con el compromiso de todos los empleados.

Seis Sigma (Six Sigma) [19]

La estrategia de gestión denominada Seis Sigma entiende que las producciones tienen variaciones y es necesario eliminar estas fuentes de variabilidad.

Mediante un análisis exhaustivo de los datos se encuentran estas variaciones y se proponen cambios para alcanzar resultados positivos. Siempre en busca de más eficiencia, reducción de costos, reducción de defectos y rápido retorno financiero.

Para ello, la planificación de Seis Sigma sigue las fases denominadas DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar, controlar.

PDCA

El ciclo PDCA es el método norteamericano que pone en práctica la filosofía de la mejora continua. En 4 pasos que deben realizarse cíclicamente, es posible identificar el problema, analizarlo, crear un plan de acción, ejecutar, verificar, normalizar y actuar para mejorar.

• Plan (planificar)
• Do (hacer)
• Check (verificar)
• Act (actuar)

Un proceso siempre estará en una de estas etapas del ciclo de mejora continua porque siempre habrá algo que optimizar en su ejecución.

RESUMEN

Puedes empezar a aplicar la mejora continua en tu empresa. Es interesante decir que todas las empresas pueden beneficiarse de esta filosofía, desde las pequeñas hasta las grandes, sobre todo si se basan en la Gestión por Procesos y se considera una cultura que abarca a toda la empresa y a todos los empleados.