Adaptando proyectos a un entorno complejo y cambiante

En la búsqueda de la solución utilizando proyectos dominados por los procesos basados en el trabajo y tiempo claramente definidos característicos de la era industrial, la clave fue la mejora de la productividad, es decir, la mejora de la EFICIENCIA(CAPACIDAD), esto es hacer bien las cosas o dicho de otra forma consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos.

 

El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumpliendo con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

 

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.

 

Los avances que han tenido lugar en materia de productividad en las últimas décadas, gracias sobre todo a los modelos o frameworks: TPS, Agile, Scrum, Kanban, Lean, Safe, ITIL, Prince2; XPrograming … y muchos más.

 

Son los que han permitido alcanzar, en poco más de medio siglo, los niveles actuales de desarrollo económico y social.

 

NO PRESTAR atención a la excelencia técnica, uso de buenas prácticas y pautas de diseño, dará como resultado en la productividad a largo plazo se verá perjudicada especialmente en fases de mantenimiento.

 

Fundamental que el equipo deba tener el conocimiento y las habilidades necesarias para que los cambios en el producto puedan darse de forma rápida. Esto es excelencia técnica

 

Se creará así una deuda técnica que es el coste y los intereses para pagar por hacer mal las cosas. El sobre esfuerzo a pagar para mantener un producto mal hecho.

 

SOLUCIÓN. Pensar antes de actuar, optimizando los esfuerzos para conseguir los mejores beneficios.

 

Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la clave es la mejora de la efectividad, pero sabemos diferenciar Eficacia, Eficiencia y Efectividad. Más información en este artículo

 

Eficacia y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso.

 

Mucho se ha escrito sobre el tema y muy diversos los enfoques que se le han dado. Este trabajo intenta contribuir a una utilización apropiada de estos elementos, adecuándolos a cada situación, en la permanente búsqueda de una mejora continua del desempeño de las organizaciones

 

De las definiciones circulantes, se eligen las que dicen que la EFICACIA (PRODUCCIÓN), esto es hacer las cosas que hay que hacer mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

 

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

 

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.

Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia.

Señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son:

    • ¨ No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona
    • ¨ En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
    • ¨ La controversia entre popularidad y eficacia directiva.

 

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.

 

Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

 

Establece que estos principios marcan la relación equilibrada entre Producción (eficacia) y Capacidad de Producir (eficiencia) y lo ejemplifica con la conocida fábula de Esopo de “La Gallina de los Huevos de Oro” que narra la historia de una gallina que un día comenzó a poner huevos de oro. La codicia del dueño lo llevó a matar la gallina para sacarle todos los huevos de una sola vez, pero descubrió que estaba vacía. Tarde descubrió que había matado a la gallina de los huevos de oro.

 

Esto reafirma que la efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados (los huevos de oro) y la capacidad de producción (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro.

 

Según Edward de Bono tiempo atrás sólo era necesaria la eficiencia para conducir las organizaciones porque la economía crecía. Hoy la eficiencia no alcanza. La base económica se ha estabilizado y en algunos casos decrece. Se necesitan conceptos, actividades y estrategias para agregarlos a la eficiencia en los negocios.

 

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.

 

Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.

 

Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarán en muecas.

 

Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado Va a desaparecer prolijamente.

 

La falta de eficacia no puede suplirse con eficiencia. En la situación máxima de este cuadrante, se puede llegar al extremo de hacer sumamente eficiente algo que carece de valor y eso no contribuye en nada a la organización.

 

Sin duda una situación donde el management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.

 

La búsqueda de un alto grado de eficacia, logrado en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.

 

Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo.

 

En la composición de un equipo de trabajo debe considerarse que sus integrantes, entre sus aptitudes y actitudes, deben conformar una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia.

 

Quien modere estos equipos debe adecuar correctamente estos factores de sus componentes, siempre en la búsqueda de alcanzar los objetivos propuestos y tratando de aprovechar su efecto sinérgico.

 

Para Covey, en su obra ya citada, la sinergia significa que el todo es más que suma de las partes y agrega que la esencia de la sinergia consiste en valorar las diferencias, respetarlas, compensar las debilidades, construir sobre las fuerzas.

 

Como conclusión, se puede decir que las organizaciones en su constante lucha por permanecer y, de ser posible, crecer, en un mundo tan competitivo como es el actual, deben dedicar los esfuerzos necesarios para buscar el mejor equilibrio, en cada una de las situaciones que vive, de los factores que la componen, tratando de alcanzar los objetivos propuestos. Para ello requiere líderes efectivos que combinen hábilmente la eficacia y eficiencia propias y las de sus equipos de trabajo.