Eficacia y Eficiencia en Agile nos ayuda a ser Efectivos

Con la aparición de lo que Peter Drucker llamó trabajo del conocimiento, conceptos que hasta ese momento estaban bastante claros en cuanto a su significado han dejado de estarlo.

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Un ejemplo de ello son las definiciones de eficacia, eficiencia y efectividad, en el lenguaje cotidiano aún no se ha hecho eco de estos cambios de significado.

Por ejemplo, en el castellano actual apenas existe diferencia entre las definiciones oficiales de los conceptos centrales relacionados con este nuevo tipo de trabajo.

Así, según la RAE:

  • Eficiencia es la «capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado».
  • Eficacia es la «capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera».
  • Efectividad es sinónimo de eficacia.

Como ves, las tres cosas vienen a significar prácticamente lo mismo. Sin embargo, el propio Drucker establece a lo largo de su obra una serie de diferencias fundamentales entre estas tres palabras, lo cual nos permite una claridad conceptual mucho mayor:

Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer la cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con «cómo» se hacen las cosas.

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Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen.

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Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con «cómo» se hacen esas cosas.

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La diferencia entre eficacia y eficiencia radica en que la eficacia tiene que ver con el cumplimiento de los objetivos, es decir cuando una empresa logra sus objetivos planificados se dice que es eficaz. Por otro lado una empresa puede ser eficiente en la medida en que cumpla con los objetivos con la menor cantidad de recursos, esto quiere decir que una empresa puede ser eficaz pero no eficiente. No cabe duda que estos dos términos tienen que ver directamente, si lo aplicamos al uso de los recursos es fácilmente medible si se cumplen estos valores, pero el aprovechamiento puede ser eficaz, puede ser eficiente o una combinación de ambos.

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En el trabajo manual característico de la era industrial, la clave fue la mejora de la productividad, es decir, la mejora de la eficiencia. Los avances que han tenido lugar en materia de productividad en las últimas décadas son los que han permitido alcanzar, en poco más de medio siglo, los niveles actuales de desarrollo económico y social.

Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la clave es la mejora de la efectividad y sobre este tema, como decía Drucker, seguimos «en pañales».

La clave para el desarrollo del trabajo del conocimiento es la efectividad porque tanto la eficiencia como la eficacia se centran únicamente en aspectos parciales de esta nueva forma de trabajo.

Por ejemplo, la eficiencia se centra únicamente en hacer algo lo mejor posible en cuanto al uso de recursos. Dicho de otra forma, busca perfeccionar el «cómo» hacemos las cosas pero sin cuestionarse «qué» cosas estamos haciendo.

Esto puede llevarnos a situaciones contradictorias, cuando no completamente absurdas. En palabras de Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».

Por el contrario, la eficacia se centra únicamente en lograr el resultado, al margen de los recursos que se consuman para ello. Dicho de otro modo, busca encontrar el mejor «qué» para lograr el resultado deseado, pero sin preocuparse por «cómo» vamos a llevar a cabo ese «qué» y su impacto en los recursos.

Esto puede llevarnos a un derroche extremo que convierta la consecución del resultado en algo difícilmente justificable.

la efectividad que plantea Drucker persigue encontrar un término medio con sentido, un punto de equilibrio ideal entre eficiencia y eficacia. 

La búsqueda de la efectividad impide que un exceso de foco en la eficiencia haga que no se llegue a alcanzar el resultado deseado o que no se alcance a tiempo. También impide que un exceso de foco en la eficacia pueda dar al traste con la rentabilidad del resultado, haciendo que no compense. Cuando trabajamos de forma efectiva, mantenemos el foco en el punto óptimo entre lo más eficiente y lo más eficaz.

Llegamos al punto, de cómo encajamos estos conceptos en Agile, para empezar nos hacemos esta pregunta en qué tipos de situaciones nos mueve a trabajar en Agile, evidentemente en un entorno no predecible, en que vamos a resolver “algo” que no podemos controlar y que puede variar en el tiempo.

Evidentemente un encargo de un cliente detallado y que se ha realizado anteriormente siendo predecible el resultado, este concepto no se puede aplicar Agile es mucho mejor aplicar metodologías predictivas en la que el aprendizaje nos ayuda a realizar el resultado de una forma más eficiente y efectiva, ya que en la petición define exactamente el QUÉ e identifica de forma indiscutible el resultado y aceptado por ambas partes, siendo comparable con otro resultado anteriormente realizado o exactamente definido. Otra cosa es y no nos equivoquemos que la definición clara no sea interpretada correctamente por el receptor, esto es un problema de comunicación y eso es otra cosa.

Pero cuando nos pidan algo que no se ha realizado anteriormente y el resultado no esté claramente definido, no sea comparable ni medible con otra petición realizada antes, este es el mundo en que la Agilidad tiene cabida.

Pongamos un ejemplo, como pueda ser hacer una tortilla de patata. Esto en principio es un encargo ya que la tortilla de patata tiene huevo y patata en una proporción determinada o aproximada, y el tiempo de cocción para que esté cuajada es claro ya que se han realizado antes este plato, por lo tanto hacerla el QUÉ es claro, esto es eficacia, se pide una tortilla y se hace en el tiempo previsto por ambas partes. Volvemos a la definición hacemos lo que hay que hacer

Por otro lado podemos hacer la tortilla de patata con la menor cantidad de recursos, o aprovechando los recursos optimizando el proceso esto es el CÓMO, evidentemente mejoramos la producción y lo hacemos de forma eficiente ya que la realizamos de la mejor forma posible y con el menor coste.

Si miramos esta propuesta nos olvidamos en la ecuación en la eficiencia, que nos hayan pedido la tortilla de patata, si este es el caso y hacemos la tortilla de patata pero no es lo que el cliente quiere no estamos resolviendo el problema por lo que si nos quedamos en el concepto eficacia es la mejor opción.

Podemos actuar de dos formas obligando al cliente que nos pida lo que tenemos exactamente y sin variantes o negociar con él la petición ya que el cliente nos puede pedir cualquier cosa como por ejemplo una tortilla de patata y cebolla, siendo este último ingrediente desconocido por nosotros, pero además en un plazo previsto, siendo difícil de obtener con eficacia es imposible tenerlo con eficiencia.

Parece que el problema no tiene solución y que el cliente entrará en conflicto con nosotros ya que sólo trabajamos de forma eficiente pero no eficaz o directamente se irá sin degustar nuestro plato o ni tan siquiera pedirlo.

Este encargo lo podemos afrontar como un proyecto Agile, si utilizamos el framework Scrum (Opción 1) definimos MVP (mínimo producto viable) en un sprint y vamos obteniendo entregas tempranas y rápidas y tras negociar con el cliente podemos cambiar ingredientes por ejemplo añadir cebolla. Siendo eficaces, cumplimos con lo pactado, pero la utilización de recursos o el resultado obtenido podría irse del presupuesto inicial pero para ello está el sprint y los roles como son Product Owner, Equipo y la pila del Sprint siendo el Scrum Master quien controla y enseña las reglas.

Sprint tras Sprint podemos mejorar nuestro plato pero además podemos crear un proceso exacto y definido con lo nuestra forma de trabajar, si esto lo unimos a que el cliente nos pide lo que podemos hacer podemos usar Kanban (opción 2) esto es nos piden la tortilla y tenemos un proceso tan claro, enhorabuena ya trabajas con flujo. Somos super eficaces, hacemos la tortilla de patatas en 1:15 minutos exactos o podemos crear una máquina de servir tortilla de patatas como las máquinas expendedoras de café

Estamos entusiasmado con nuestro resultado, pero ahora empieza lo complicado pasar a ser eficientes, optimizando los recursos, personas, etc. Debemos eliminar todo desperdicio y que no aporte valor al producto, utilizaremos Lean (opción 3)

Evidentemente sólo vamos a aplicar algunos conceptos básicos de Lean para este ejemplo que van a ser:

1.- Las 3 ms: Muda, Muri y Muras

Si hablamos de cómo gestionar un sistema de producción tenemos que contemplar 3 grandes dificultades que la filosofía Lean incorpora como protagonistas para incrementar la eficiencia:

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  • El despilfarro (Muda) o Waste
  • La inestabilidad (Muri) o un-Evenness
  • La variabilidad (Mura) o Overburden
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2.- Las 7 Mudas o desperdicios

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Por último, como ya sabemos ser eficaces, ser eficientes podemos pasar al ser efectivos y completar el cuadro EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVO

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