¿Qué es DONETONIC?

Cada vez son más las empresas que apuestan por las metodologías ágiles para así poder gestionar sus proyectos de forma más flexible y eficaz. Estas metodologías permiten crear nuevas instancias o proyectos rápidamente, además de permitir una adaptación inmediata a las necesidades del mercado. Dentro de la filosofía agile, existen marcos de trabajo como Scrum o el método Kanban que permiten a las organizaciones estar más centradas en la satisfacción del cliente y alcanzar los objetivos de las metodologías ágiles: la gestión felxible y eficaz de instancias y servicios. Existen en el mercado herramientas que permiten a las empresas trabajar con estas metodologías, y DoneTonic es una de ellas. Una herramienta nueva que acaba de llegar al mercado y que presenta grandes ventajas para todo tipo de empresas, ya que su felxibilidad permite que la usen desde el departamento de TI como el departamento legal.

DoneTonic y ServiceTonic

En primer lugar, decir que Donetonic es un software desarrollado por Servicetonic, una empresa con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de software para la gestión de servicios basado en ITIL. Así que la unión entre ambas herramientas, las buenas prácticas ITIL con las metodologías ágiles, permite grandes beneficios, cómo por ejemplo:

• Una mayor eficiencia en la gestión de proyectos y servicios de TI
• Una mejora en la colaboración entre equipos de diferentes áreas, lo que aporta un mayor incremento de valor y mejores resultados para su negocio
• Conseguir una entrega de iniciativas y servicios de manera eficiente y rápida.

Presentación de DoneTonic

DoneTonic es un software para la gestión agile de proyectos, que combina, en una sola plataforma, el marco de trabajo Scrum, más orientado al desarrollo de proyectos en entornos complejos y donde se deben entragar resultados en cortos períodos de tiempo, y el método Kanban, con sus tableros, para aquellos departamentos que necesitan visualizar el flujo de trabajo y detectar los cuellos de botella. Es decir, una herramienta para todos los departamentos de la empresa, un software pensado para todos.

¿Cómo empezar?

En primer lugar, el usuario debe escoger con qué plan va a empezar. DoneTonic cuenta con una alternativa gratuita, el plan Give me 5! ideal para empezar a trabajar, pero con funcionalidades limitadas y con un máximo de usuarios en los proyectos de 5. Para organizaciones que quieran disfrutar de funcionalidades que agilizan el trabajo y que necesitan mantener equipos de más de 5 usuarios, el plan Get IT Done es el suyo, con un precio asequible y con descuento al contratar licencias anuales. Si eres alumno de Mobiliza Academy puedes contar con un cupón de descuento, ¡pídenoslo!

Gestión de las iniciativas con DoneTonic

Una vez el usuario ya se ha registrado y accede a la aplicación, cuenta con un onboarding que le guía en todo momento, facilitando así la creación de nuevos espacios de trabajo, proyectos y tareas.

Conceptos clave

Uno de los puntos fuertes de DoneTonic es que son fieles a la terminología Scrum, esto quiere decir que por la aplicación el usuario se encontrará con un Backlog donde priorizar sus PBI (Product Backlog Item), refinarlo, un tablero Scrum donde podrá gestionar el sprint y estados del sistema y propios donde el usuario podrá definir cuáles de ellos indicarán que una tarea está cerrada, cancelada o auto-cerrada.

Espacios de trabajo

Dentro de DoneTonic, los espacios de trabajo son el nivel superior en la jerarquía del trabajo. Es posible tener n espacios de trabajo, donde por ejemplo, un espacio de trabajo puede ser el nombre de la empresa o bien un departamento. Todo dependerá de cómo se quiera estructurar.

Proyectos Scrum y/o Kanban

Los proyectos que se encuentran englobados en los espacios de trabajo, pueden ser Scrum o Kanban, lo que hace que el software agile de DoneTonic sea válido para todos los departamentos de una empresa. Cuando el usuario crea un nuevo proyecto, ya sea Scrum o Kanban, puede escoger si quiere crear un proyecto que incluya el «Tablero Tutorial» o no, aunque si es la primera vez que se crea un proyecto en DoneTonic, se aconseja marcar esta opción. Si se crea un proyecto Scrum con esta opción marcada DoneTonic creará por defecto un tablero Kanban llamado «Tablero tutorial» donde el usuario puede encontrar tarjetas explicativas de cómo funciona la aplicación. Si se crea un proyecto Kanban con esta opción marcada, aparecerán dos tableros, el «Tablero tutorial» y el tablero de trabajo de este proyecto, llamado «Primer tablero», a posteriori, este título se puede cambiar. ¡Buena opción si empiezas a usar DoneTonic!

Proyectos Scrum

De los proyectos Scrum cabría destacar su Backlog como la pila de producto, lleno de funcionalidades que tiene como objetivo ayudar al Product Owner a priorizar los PBI que lo conforman.:

• Posibilidad de dividir el PBI en dos distribuyendo sus tareas entre ambos
• Drag’n Drop para cambiar el orden de los PBI
• Posibilidad de crear el nuevo PBI debajo de uno ya existente
• Capacidad de mover hacia abajo uno más PBI, marcando debajo del cual deberán ir
• Posibilidad de estimar el PBI independientemente o con la suma de las tareas
• Asignación directa de un PBI a un sprint, siempre y cuando ya haya sido refinado
• Asignación a una release cuando ya se ha dado por finalizado
• Mover el PBI hacia otro espacio de trabajo o proyecto
• Crear vistas que muestren únicamente aquellos PBI que cumplan una condiciones: Ready y No Ready, Done y No Done, Abiertos y Cerrados, En Sprint y sin Sprint, En release y sin release
• Crear filtros según su estado, necesidad, etiqueta o creador del PBI
• Ordenarlos por Prioridad, Necesidad, Título, Estimación, Estado, Fecha de vencimiento, Etiqueta y Fecha de creación
• Agruparlos por Necesidad, Estado, Fecha de vencimiento, Etiqueta, Fecha de creación y Release

Cuenta también con un tablero Scrum desde donde se pueden gestionar las tareas de los PBI. Y destacar que todos los estados del proyecto Scrum, ya sean de un PBI, de una release, de un sprint o de una tarea pueden ser personalizados por el usuario de manera sencilla.

Proyectos Kanban

Los proyectos Kanban cuentan con uno o más tableros personalizables por el usuario, en los que:

• Se pueden agrupar las tareas por Importancia, Etiqueta, Asignación y Fecha de vencimiento
• Realizar Acciones masivas como Cambiar la importancia, Cambiar el estado, Cambiar la fecha de vencimiento y Cambiar la etiqueta
• Se pueden editar, añadir y eliminar estados. Esto quiere decir que dentro de un mismo proyecto, los tableros pueden o no compartir estados, esta opción queda libre para el usuario

Invitar a los usuarios

Una vez ya están creados los Espacios de trabajo, Proyectos y Tableros, únicamente queda invitar a los miembros del equipo ágil que van a participar en ellos. En primer lugar, es necesario invitar a los usuarios al Espacio de trabajo para que puedan acceder a los Proyectos y a sus tableros. Pero es posible definir qué usuarios pueden acceder a unos proyectos o a otros y luego a unos tableros u otros, es decir, si un proyecto cuenta con tableros Scrum y tableros Kanban, es posible decidir qué usuarios podrán acceder al tablero Scrum y/o al tablero Kanban. Esta es una ventaja para las organizaciones, ya que permite que todos los miembros de la empresa accedan a la misma herramienta pero a diferentes proyectos y a diferentes tableros. Además, DoneTonic cuenta también con una definición de roles, lo que aún permite acotar más los permisos de estos usuarios a estos Proyectos o tableros.

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