Okr y Scrum impulsando la transformación digital

El impacto de las nuevas tecnologías y el compromiso de los empleados en un entorno VUCA es clave para las empresas que quieren sobrevivir y ser competitivas.

Los compañeros de RRHH saben que son uno de los equipos estratégicos de cualquier negocio, que deben conocerlo y ser sensibles a las necesidades de los profesionales y las compañías.

Estar cerca es entender las nuevas formas de trabajar, con visión de futuro y creatividad para lograr la innovación ayudando a impulsar nuevas formas de cocreación. La tecnología y los entornos digitales son grandes aliados en un cambio en el que se cruzan generaciones muy distintas. Es por lo que los RRHH, expertos en gestión del cambio, transversalidad y personas, son la clave para impulsar la transformación digital de las organizaciones. 

Para liderar esta transformación y ser innovadores debemos reinventarnos, tener actitud reactiva ante los cambios, y aprovechar la revolución digital como ventaja competitiva. Por ello, muchos compañeros y compañeras de profesión han sido seducidos por la implantación de la metodología de OKRs y Scrum.   

La transformación digital es como un proceso de seducción en todos los niveles organizativos consiguiendo tener una visión global, una meta común.

Pero si no se tiene una buena cultura, ninguna transformación tiene cabida en una compañía.

Hoy, hemos visto cómo ciertas empresas se han visto reforzadas ante esta transformación. Estas empresas tenían y tienen una cultura fuerte. Una cultura que se puede definir en una simple y sencilla frase:

Diles a tus colaboradores que pongan una piedra de una determinada manera y no se sentirán involucrados, ahora, diles que juntos construiréis el rascacielos más alto, entonces, es cuando los miembros de del equipo caminarán a tu lado, cuidarán la visión y misión como si fuese suya

Para empezar a construir esta cultura hay que restablecer estructuras, procesos y metodologías, considerando todo esto como un medio y no como el fin de la transformación digital.  

Es por todo ello, por lo que quiero hablaros de la metodología de OKRS combinada con Scrum como metodología ágil para la consecución de proyectos o en este caso de los OKRs. 

• Scrum se formalizó originalmente para proyectos de desarrollo de software, pero funciona bien para cualquier ámbito de trabajo sin excepción. Los equipos de finanzas, administración incluso de RRHH se pueden beneficiar. Las posibilidades son infinitas. 
• Los OKR brindan una manera fácil de crear una estructura para la organización, equipo y miembros del equipo. Son un marco para establecer y comunicar metas y resultados en una empresa. Fijados por un propósito, ante todo.

Los OKRs generalmente se definen en el trimestre actual, no se recomiendan plazos mayores y se derivan directamente del propósito de la empresa. Scrum se ocupa de las tareas diarias que nos ayudan a acercarnos a nuestros objetivos. Implantar OKR en los equipos de trabajo ofrece autonomía a los miembros, empoderándolos y dándoles la oportunidad de crecer profesionalmente y aportándoles confianza para alcanzar el objetivo común.

Todos están en contra de la micro gestión, pero la macro gestión significa que está trabajando en el panorama general pero no conoce los detalles (Henry Mintzberg)

 ¿Cuál es el éxito de esta combinación?

Se adopta las dos grandes cualidades de ambos macros. Los OKR se centran en los resultados, es decir, nos dan la visión general de dónde debemos llegar en los próximos tres meses. Mientras, con Scrum nos marca la hoja de ruta de cómo debemos conseguirlo, es la microgestión.

Los dos métodos se complementan entre sí.  

Una vez establecido los OKR del primer Trimestre, se realizaría, preferiblemente a principios de semana, el denominado sprint. El Sprint es el corazón de Scrum, un intervalo de tiempo que dependiendo del equipo en cuestión puede ir de una semana hasta máximo un mes, que comienza con el sprint Planning y finaliza con la Retrospectiva

Durante un sprint se fijan las tareas que nos ayudarán a conseguir nuestro proyecto o parte de los objetivos establecidos. Al final del sprint, se comunicará si esa tarea ha sido resuelta, está en proceso o no se ha podido empezar por lo que el sprint no habrá sido completado. Díganos que es como una carrera de obstáculos a corto plazo que si esquivamos los obstáculos y logramos llegar a la meta estaremos más cerca de ganar el campeonato.

Además, la metodología scrum también nos aporta las daily o reunión diaria “reuniones” diarias de no más de 15 min en las cuales cada integrante del equipo responde de manera clara y concisa tres preguntas:

·       ¿Qué hiciste ayer?

·       ¿Qué harás hoy?

·       ¿Hay algún impedimento

De esta manera, todos los colaboradores conocen el foco de sus compañeros cada día y cada semana para saber si podrán conseguir o no los OKR establecidos al final del Trimestre. Además, con ello se consigue que se detecté a tiempo los impedimentos, imprevistos y desviación ocasionados que impiden lograr el objetivo diario, semanal o trimestral.

¿Qué herramientas se pueden usar?

Hay diversas herramientas que se puede usar. Estas dependerán de diversos factores como, por ejemplo, de cuántos seáis en el equipo, de las diversas generaciones del mismo y del sector de la compañía. Sin embargo, si tuviese que decantarme por una herramienta a día de hoy sería por Jira , RedMine aunque he decubierto Donetonic que me ha gustado mucho debido a su fácil usabilidad para la consecución de las tareas. También es buena para el seguimiento de los objetivos, aunque para esto con una buena Hoja de cálculo es más que suficiente. En cuanto a una herramienta para que las daylis sean más ágiles, recomiendo geekbot, un chat bot de slack, Jell o incluso Trello , pudiendose utilizar si el equipo es remoto.

 No obstante, no te centres en la herramienta que vas a usar sino en una buena pre-implementación, en la implantación y en la comunicación transparente de esta nueva forma de trabajar. Las herramientas las irás cambiando a medida que se evolucione.  

Si vas a seguir la metodología de OKRs combinada con Scrum al final lo que necesitas para empezar es tener claro el propósito de empresa y de los roles de cada integrante del equipo para poder comunicar los OKRS con total transparencia y con ello conseguirás que haya compromiso y crean en tu misión.

La metodología Scrum y OKR nos brinda de una combinación perfecta para conseguir una cultura fuerte orientada a un equipo cohesionado y comprometido.

La implementación no es simple, no es fácil y tiene una estrategia detrás que no hay que pasar por alto y más si cuentas con diversas generaciones en el equipo. Se reducen las capas de control, se agilizan los procesos sin dar órdenes detalladas y evitando embudos de aprobación, se incentiva la creatividad y la autonomía a los colaboradores del equipo. 

Solo así se obtiene una organización líquida capaz de usar, por ellos mismos, los recursos para avanzar y lograr grandes resultados. Comunicar, transmitir y conseguir juntos los logros, entendiendo la transformación digital como una herramienta y no como un fin para conseguir una cultura fuerte y comprometida.

 Cuida de tu gente y ellos, cuidarán de tu misión.