¿Qué es Kaizen?
- Categorías KANBAN, Leadership, Lean, Management
- Fecha 21/11/2022
La filosofía Kaizen y sus principios básicos, establecen que nada puede considerarse terminado o totalmente mejorado. Siempre existe una oportunidad de cambio y de mejora. Asimismo, está técnica es aplicable a nivel personal como organizacional.
Por otra parte, la etimología de la palabra Kaizen proviene del japonés. Kai, significa “Pequeño”, “reducido”, “continuo” y “bueno”. Zen significa “Bueno” y “cambio favorable”. Se pronuncia tal y como se escribe. Esta palabra forma parte del sistema de producción de Toyota quien lo interpreta como “pequeñas mejoras continuas”.
En el idioma Japonés, Kaizen (改善) significa mejorar o cambiar para mejor.
El Kaizen se realiza en conjunto con el Ciclo de Deming o ciclo PHVA que establece 4 pasos para la implementación de la mejora continua (Planificar- Hacer- Verificar- Actuar).
Según estas técnicas, para la implementación de cualquier mejora, se deben:
- Establecer metas claras y realistas.
- Revisar el estado actual y desarrollar un plan de optimización.
- Implementar mejoras.
- Revisar y aplicar correcciones.
- Realizar un informe de resultados y dar seguimiento.
Otra forma de comprender la definición del Kaizen, es que se basa en la acumulación de muchos cambios pequeños que permiten obtener un gran impacto susceptible de impulsar repercusiones significativas en un corto plazo de tiempo.
En la gestión de proyectos de Lean, Kaizen se define como una filosofía que busca mejorar un proceso mediante cambios positivos, pequeños y continuos aplicados por los miembros del equipo en todos y cada uno de los niveles de una organización, por un largo período de tiempo.
Mejorar continuamente un proceso de negocios puede compararse fácilmente con la afinación de un instrumento musical – No es algo que pueda hacerse de una vez y para siempre, tiene que hacerse regularmente, a veces a en medio del desempeño, para mantener la calidad de los resultados. El objetivo de la estrategia de Kaizen es asegurarse de que tu proceso continúe funcionando lo mejor posible y en beneficio de tus clientes.
Pero no se puede asumir que cada miembro de tu empresa adoptará la filosofía y que las cosas van a cambiar por sí solas. Por esa razón pude ser útil adoptar herramientas que faciliten que el equipo acepté la mentalidad del mejoramiento continuo.
Principios básicos del Kaizen
- Desarrollo sustentable: Las metas de corto plazo nunca deberían llevar el timón de las metas a largo plazo. Fijar objetivos basados en una filosofía a largo plazo.
- Estandarización (Seiketsu): Las tareas estandarizadas son el trabajo preparatorio para el mejoramiento continuo, por lo tanto, aplica revisiones visuales a los procesos estandarizados.
- Sistema Pull: Utiliza un sistema Pull para evitar el exceso de producción.
- Nivela la carga de trabajo (Hiejunka): Trabaja como la tortuga, no como la liebre; por lo tanto, nivela la carga de trabajo de manera precisa y uniforme.
- Sistema de las 5S: Es la guía definitiva para cualquier lugar de trabajo organizado. Leer artículo ¿Qué es la metodología 5S?
- Toma de decisiones: Crea decisiones colectivas mediante consenso y luego considerando todas las opciones e implementando las decisiones a través de la gente involucrada.
- Tarjetas visuales Kanban / Semáforos (ANDON): Usa control visual de modo que ningún problema se pueda esconder.
- Parar cuando hay un problema (Jidoka)/ A prueba de errores (POKA YOKE): Para obtener buena calidad a la primera, establece una cultura de parar para arreglar los errores, incluso a costa de parar el proceso completo. Toyota no se enfoca en cero tiempos de ocio. La línea de producción para deliberadamente cuando hay un problema (Jidoka) de forma que los problemas se señalan y se corrigen sin una reacción en cadena de errores que se acumulan. Por lo tanto a prueba de errores (Poka Yoke) tiene alta prioridad.
- Desarrollo de liderazgo: Crea líderes quienes puedan realizar el trabajo meticulosamente, que vivan las creencias y se las faciliten a otros.
- Tecnología probada / simplificada y en un formato altamente ilustrado: Únicamente utiliza tecnología confiable, visual, ampliamente probada, la cual le sirva a tu gente y formatos en un formato simple y altamente ilustrado.
- Transparencia: Sé transparente y respeta tus redes extendidas de asociados, proveedores y clientes.
- Tres fortalezas digitales de TPS: Los principios más importantes de TPS (Toyota production System) son: Mejora continua (KAIZEN) y reducir desperdicio (MUDA) tal como trabajo innecesario, flujo de trabajo irregular e inventario excesivo. Mientras que un inventario justo a tiempo (JIT) habilita la producción eficiente, pero no sin vulnerabilidades, Toyota mantiene una relación muy cercana con sus proveedores, así como con sus clientes y es muy transparente en relación a sus acciones de corrección, procesos de mejoramiento y por lo tanto, es un pionero en establecer completa transparencia en cuanto a reclamos o corrección de defectos.
- Genchi Gembutsu (ir a la raíz del problema): Una idea que resuena es la Genchi Gembutsu. No puedes estar seguro de haber encontrado parte de un problema a menos que vayas y averigües por ti mismo la fuente del problema.
- Establecer bases (NEMAWASHI): Es una parte esencial de la cultura de disciplina y gente enfocada. Básicamente, a todos a quienes afecte una decisión deben ser consultados previamente sobre el “paradigma de la solución al problema”.
- Reflexión implacable (Hansei): Crea una cultura de reflexión implacable y mejoramiento continuo (KAIZEN). Añadiendo valor conscientemente a la organización y desarrollo del proceso, la gente y los asociados.
Beneficios de la filosofía Kaizen y sus principios
- Disminución de desperdicios.
- Aumento de los niveles de satisfacción tanto en clientes internos como externos.
- Mayor grado de compromiso por parte de los involucrados, debido a que su participación desde el inicio, les permite sentirte parte del esfuerzo y logros obtenidos.
- Aumento de la productividad, competitividad y disminución de costos.
- Fortalecimiento del trabajo en equipo.
- Disminución de tiempos de respuesta.
- Consigue mejoras a corto plazo.
- Permite eliminar procesos repetitivos.
- Estandarización de procesos.
¿Qué no es el método Kaizen?
- Cambios drásticos (Eso es re-ingeniería).
- Plazos extremos para el cierre de las tareas (Los plazos de cierre deben ser cortos).
- Soluciones complicadas.
- Una simple inversión en tecnología.
- No es una obligación.
- No es un sistema basado en una sola persona.
Kaizen en Kanban y el uso de los flujos de valor
Kanban, como metodología, te exige partir de lo que sea que estés haciendo hasta el momento y buscar las pequeñas cosas que puedas cambiar para mejorar, para ello, primero hay que entender lo que pasa en el momento. El Mapeo de tu flujo de valor será la mejor forma de establecer las mejoras en las que deberías enfocarte.
Ser capaz de encontrar los cuellos de botella de tus procesos, de medir tu tiempo de ciclo y tu tiempo total de entrega, son poderosos indicadores para liderar los cambios y para evaluar si están rindiendo frutos. Cuando usas el enfoque Kaizen, los equipos deben tener presentes las líneas de sus Diagramas de Flujo Acumulativos y estas deberían ser suaves, con impedimentos reducidos, y con incrementos en el rendimiento de los tiempos de ciclo.
¡Las sesiones diarias de stand-up alrededor de tu tablero Kanban pueden ser una buena excusa para practicar el Kaizen! Estas cortas reuniones de equipo ayudarán a coordinar mejor el trabajo y a señalar los bloqueos en el flujo y las áreas donde la gente podría estar más abrumada de lo debido.
¿Cómo planear una sesión Kaizen?
Las sesiones de análisis semanales, mensuales, o trimestrales, se enfocan estrictamente en mejorar la calidad del trabajo entregado a los clientes, la eliminación de desperdicios en tu proceso, y la felicidad y seguridad de tus empleados. El Flujo general de un evento Kaizen sencillo debe seguir estos pasos:
Paso 1: Establecer los valores y el alcance
Crear un Flujo de valor y establecer los objetivos del evento, basados en lo que realmente es importante para tus clientes, y no en lo que creas que podrías tener que mejorar. También necesitas limitar el alcance de las mejoras planeadas – y será importante evitar planear un alcance muy amplio. Mantén un ritmo de un proceso por equipo, y con la menor cantidad de acciones por sesión posible dentro de la escala de tu equipo, de modo que les des una oportunidad real de alcanzar el objetivo.
Paso 2: Planificar
Diseña un plan de acción detallado basado en las metas identificadas mediante el mapeo de tu flujo de valor. Los Detalles son clave en este caso, ya que las sesiones Kaizen corren el riesgo de hacerse muy amplias, muy vagas, o muy audaces, y – por eso – se vuelven imposibles de alcanzar, al punto de convertirse en un desecho. Diseña el plan más específico que puedas. Además de los requerimientos técnicos, tus especificaciones deberán incluir valores y medidas de calidad, cantidad, consumo de horas/hombre, estimación de costos, satisfacción de los clientes, y mucho más.
Paso 3: Actuar
Implementar los cambios que has planeado. Dependiendo del alcance de tu evento, esta parte puede tardar un día o varios meses, pero a pesar de ello, las reglas serán las mismas. Mientras esté en curso, debes estar pendiente del proceso, del consumo de los recursos asignados, y de que las acciones se mantengan fieles al plan. Para eventos más grandes, podría haber una persona dedicada asignada a supervisar este paso en particular.
Paso 4: Analizar
Analiza los resultados con el equipo, y – en caso de no ser satisfactorios – planea como resolverlo. Esto también podría significar reportar a los superiores lo que se ha logrado, además de discutir el desempeño del equipo y los objetivos de la próxima sesión Kaizen.
Paso 5: Estandarizar
Establecer nuevos estándares con base en los resultados del evento, para asegurar que la mejoría no sea algo de una sola vez. Para que la sesión se mantenga en línea con los principios de Kaizen y Kanban, es necesaria a transferencia de las mejoras alcanzadas a sus instancias futuras, por decir lo menos, ya que, en un escenario ideal, esta será la primera iteración de una práctica que mejorará continuamente.
Este flujo es una extensión del modelo Planear🡪Hacer🡪Revisar🡪Actuar, y debería apuntar siempre a agregar valor para tus clientes. Si los equipos dicen que han mejorado, pero ese valor no es recibido por el cliente, entonces, siguiendo la filosofía de Kaizen, no se habrá conseguido mejora alguna.
¿Tienes problemas para empezar?
El Kaizen es un modelo de mejora multifacético y comenzar a implementarlo puede ser un reto. El método Lean Seis Sigma recomienda basar tus decisiones iniciales en datos. Pero también es fácil comenzar con una reorganización de los trabajadores y del área de producción de la oficina o fábrica, usando técnicas como las 5S, Capturando la voz del consumidor e implementando las caminatas Gemba.
Sin importar como empieces, debes saber que, al implementar Kanban, ya empezaste tu trayecto Kaizen – ¡Y eso es algo prometedor!