Implementa las 4P en Empresas de Diversos Sectores

La 4P se refiere a «Problema», «Proceso», «Persona» y «Propósito». Estos elementos representan los pilares fundamentales de la filosofía Lean, que se centra en la mejora continua, la eliminación de desperdicios y la optimización de procesos para lograr una mayor eficiencia y satisfacción tanto para los empleados como para los clientes.

Problema:

Este primer paso implica identificar y definir claramente el problema que se va a abordar. Es importante tener una comprensión profunda del problema para que se pueda trabajar en su solución de manera efectiva. El objetivo es evitar soluciones superficiales y abordar las causas subyacentes.

«La gota de agua perfora la roca, no por su fuerza sino por su constancia»

Proceso:

Una vez que el problema está bien definido, el enfoque se dirige hacia el proceso que está relacionado con el problema. El análisis del proceso implica identificar los pasos involucrados, los posibles puntos de ineficiencia y los desperdicios presentes. El objetivo es rediseñar el proceso de manera que se minimicen los desperdicios y se logre una fluidez óptima.

“El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos

Persona:

En Lean, se valora mucho la perspectiva de las personas que trabajan en el proceso. Se busca comprender sus experiencias, opiniones y desafíos para que puedan ser parte integral de la mejora. El objetivo es buscar la colaboración y el empoderamiento de los empleados son esenciales para implementar cambios exitosos.

«Lo hicieron porque no sabían que era imposible»

Propósito:

El propósito se refiere a tener una visión clara de lo que se busca lograr con la mejora. Se trata de establecer objetivos concretos y medibles que guíen el proceso de cambio. El objetivo tener un propósito claro ayuda a mantener el enfoque y la motivación a lo largo del proceso de mejora.

«Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy»

👷Caso Práctico: Mejora en un Proceso de Fabricación

Problema:

Identificar el problema de manera precisa y completa es esencial en Lean. En el caso de la fábrica de componentes electrónicos, el problema es la alta tasa de defectos en los productos fabricados.

Esto se traduce en costos adicionales debido a retrabajos, devoluciones y una posible mala reputación entre los clientes.

El equipo se asegura de comprender en profundidad las causas subyacentes de los defectos, investigando si pueden ser el resultado de problemas en el proceso, falta de capacitación, materiales defectuosos u otras razones.

Proceso:

El análisis del proceso es fundamental para identificar dónde se generan los desperdicios y los problemas.

En la fábrica, el proceso de fabricación se descompone en etapas, desde la recepción de materiales hasta la entrega del producto terminado. Se observa que la etapa de soldadura y ensamblaje es donde se generan la mayoría de los defectos. Se realizan observaciones detalladas y se documenta cómo se lleva a cabo esta etapa, identificando puntos de ineficiencia y oportunidades de mejora.

Persona:

La perspectiva de las personas que trabajan en el proceso es esencial.

En este caso, los trabajadores de la línea de producción son expertos en su trabajo y tienen una comprensión única de las posibles causas de los defectos. Se fomenta un ambiente de colaboración en el que se les invita a compartir sus opiniones y sugerencias.

Además, se reconoce que algunos trabajadores carecen de habilidades de soldadura específicas, por lo que se planean sesiones de capacitación para mejorar esas habilidades y aumentar la confianza de los empleados en su trabajo.

Propósito:

El propósito es establecer una dirección clara para la mejora.

En este caso, el propósito es reducir los defectos en un 80% en los próximos tres meses. Esto se traducirá en productos de mayor calidad, menores costos de retrabajo y devoluciones, y una mayor satisfacción del cliente. El objetivo es ambicioso pero alcanzable, y proporciona una meta concreta y medible para todo el equipo.

🎯 Implementación de la Mejora:

Con estos cuatro elementos en mente, el equipo implementa la mejora.

• Capacitar a los trabajadores que carecen de habilidades de soldadura, lo que aumenta su competencia y confianza en la ejecución de su trabajo.
• Se introducen métodos de inspección de calidad más rigurososen la etapa de soldadura y ensamblaje para detectar problemas tempranamente.
• Además, se establecen sistemas de retroalimentación para que los trabajadores puedan informar sobre cualquier problema que encuentren durante el proceso.

Después de tres meses, el equipo revisa los resultados y se encuentra con una reducción del 75% en la tasa de defectos, acercándose al objetivo establecido del 80%. Esto conduce a una disminución en los costos de retrabajo y devoluciones, así como a una mejora general en la calidad de los productos.

Los clientes comienzan a notar la diferencia en la calidad, lo que fortalece la reputación de la fábrica.

👷Caso práctico de aplicación de los principios de las 4P en una empresa de servicios:

Empresa de Servicios de Consultoría en Tecnología: Mejora en la Entrega de Proyectos

Problema:

Una empresa de consultoría en tecnología se enfrenta a un problema de retrasos constantes en la entrega de proyectos a sus clientes.

Los proyectos no se completan en los plazos acordados, lo que causa frustración entre los clientes y afecta la reputación de la empresa.

Además, los equipos de proyecto sienten estrés y presión debido a la falta de claridad en los plazos y la sobrecarga de trabajo.

Proceso:

El análisis del proceso revela que los retrasos se deben a la falta de una planificación efectiva, una comunicación insuficiente entre los equipos y una gestión inadecuada de los recursos.

También se identifica que los proyectos tienden a cambiar de dirección con frecuencia debido a la falta de definición clara de los requisitos desde el inicio.

Persona:

Los miembros del equipo de proyecto son cruciales en la identificación de las deficiencias.

Se reúnen con los equipos para recopilar sus opiniones sobre las razones detrás de los retrasos y las posibles soluciones.

Además, se reconoce que algunos miembros del equipo pueden necesitar capacitación en técnicas de gestión de proyectos y comunicación efectiva.

Propósito:

El propósito es mejorar la entrega de proyectos para cumplir con los plazos acordados y aumentar la satisfacción del cliente.

Se establece el objetivo de reducir los retrasos en un 70% en los próximos cuatro meses, mejorando la comunicación interna, la planificación y la gestión de recursos.

🎯 Implementación de la Mejora:

• Proceso de Planificación: Se implementa un proceso de planificación más riguroso que incluye la definición clara de los objetivos y los requisitos del proyecto desde el inicio. Se asignan recursos adecuados y se establecen hitos específicos para medir el progreso.
• Comunicación Efectiva: Se establecen reuniones regulares entre los equipos para asegurar que todos estén alineados en los objetivos y los plazos del proyecto. Se utiliza una herramienta de gestión de proyectos para rastrear el progreso y mantener a todos informados sobre los cambios.
• Desarrollo de Habilidades: Se ofrecen sesiones de capacitación en gestión de proyectos y habilidades de comunicación para los miembros del equipo que lo necesiten. Esto fortalece la capacidad del equipo para trabajar de manera más eficiente y colaborativa.
• Definición de Requisitos: Se trabaja estrechamente con los clientes para definir claramente los requisitos del proyecto desde el principio. Esto minimiza los cambios de dirección durante el proceso y ayuda a evitar confusiones.

Después de cuatro meses, se observa una mejora del 65% en la entrega puntual de proyectos. Si bien no se ha alcanzado el objetivo del 70%, la empresa ha logrado una notable disminución en los retrasos y una mayor satisfacción del cliente.

Los equipos se sienten más empoderados y menos estresados debido a la planificación y comunicación mejoradas.