KANBAN, es algo más que un tablero de tareas

Kanban algo más que un tablero

Kanban es algo más que notas adhesivas en la pared, ya hemos hablado antes en kanban herramienta o  metodología. La forma más fácil de entender Kanban es aceptar su filosofía y luego aplicarla a su trabajo diario. Si lee y entiende los cuatro principios básicos, la transición práctica parecerá lógica e incluso inevitable.

Kanban es un sistema visual para gestionar el trabajo a medida que avanza en un proceso. Kanban visualiza tanto el proceso (el flujo de trabajo) como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo de Kanban es identificar posibles cuellos de botella en el proceso y solucionarlos para que el trabajo pueda fluir a través de él de forma rentable y a una velocidad o rendimiento óptimos.

Desde sus inicios, el Método Kanban se desarrolló y maduró como un enfoque eficaz para que las organizaciones lograsen una mayor agilidad empresarial. Se ha aplicado en diversos sectores, en organizaciones que van desde startups hasta grandes multinacionales.

 

El Método Kanban se puede aplicar en 3 niveles:

Equipos para desarrollar prácticas sostenibles, con

Gerentes para mejorar su capacidad de proporcionar productos y servicios,

Organizaciones enteras para desarrollar empresas que respondan al mercado y que puedan navegar en un ambiente cada vez más cambiante.

Si bien el Método Kanban es apropiado en las 3 áreas, sus mayores beneficios se obtienen a nivel de la Administración y más allá. Por esta razón se denomina adecuadamente como “Método de Gestión”.

El Método Kanban no reemplaza un marco o proceso actual. Más bien, funciona con cualquier proceso o marco existente y adopta un enfoque evolutivo para mejorar lo que ya está en marcha.

Toyota empezó a usar Kanban para reducir costos y gestionar máquinas. Hoy además identifica impedimentos en el flujo de producción y analiza los puntos de mejora de forma continua

Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción.

Kanban es un sistema basado en señales. Como su nombre sugiere, Kanban históricamente usa tarjetas para señalar la necesidad de un artículo. Sin embargo, otros sistemas, dispositivos o implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las tarjetas por otros métodos de visualización del flujo también pueden ser usados para provocar el movimiento, la producción, o el suministro de una unidad en una fábrica.

La metodología Kanban fue introducido por Taiichi Ohno en la industria manufacturera, es David J. Anderson quien fue el primero en aplicar el concepto a las TI, al desarrollo de software y al trabajo del conocimiento en general en el año 2004. David se basó en los trabajos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker y otros para definir el método Kanban, con conceptos como los sistemas pull, la teoría de colas y el flujo. Su primer libro sobre Kanban «Kanban: Cambio evolutivo exitoso para su negocio tecnológico», publicado en 2010, es la definición más completa del Método Kanban para el trabajo del conocimiento.

Kanban aplicado a TI es un sistema de mejora de procesos con énfasis en la entrega justo a tiempo, mientras no se sobrecarguen los miembros del equipo. En este enfoque, el proceso, desde la definición de una tarea hasta su entrega al cliente, se muestra para que los participantes lo vean y los miembros del equipo tomen el trabajo de una cola.

Kanban se puede dividir en dos partes:

Kanban – Un sistema de gestión de proceso visual que le indica qué producir, cuándo producirlo, y cuánto producir.

El método Kanban – Una aproximación a la mejora del proceso evolutivo e incremental para las organizaciones.

En el desarrollo de software, se utiliza el sistema Kanban virtual para limitar el trabajo en curso (WIP). A pesar de que el nombre se origina del idioma japonés «Kanban», que se traduce aproximadamente como «tarjeta de señal», y hay tarjetas utilizadas en la mayoría de las implementaciones de Kanban en desarrollo de software, estas tarjetas no funcionan en realidad como señales para realizar más trabajo. Representan los elementos de trabajo. De ahí el término «virtual» porque no existe una tarjeta física.

El método Kanban formulado por David J. Anderson es una aproximación al proceso gradual, evolutivo y al cambio de sistemas para las organizaciones. Utiliza un sistema de extracción limitada del trabajo en curso como mecanismo básico para exponer los problemas de funcionamiento del sistema (o proceso) y estimular la colaboración para la mejora continua del sistema. Un ejemplo del sistema de extracción es el sistema Kanban, y es después de esta popular forma de trabajo en curso, que se ha denominado el método

Kanban está basado en un sistema de arrastre llamado pull (el cliente «pide» el producto), el primer paso es definir la cantidad ideal de productos que hay que entregar: ni tan grande que haga difícil llegar a producir y almacenar esa cantidad, ni tan pequeño que permita una reducción excesiva de las existencias, con restricciones al trabajo en proceso y visualización del flujo,

El Kanban se considera un subsistema de método justo a tiempo (JIT), sistema de organización de la producción, permite reducir costos especialemente de inventario de materia prima, partes para ensamblaje y de los productos finales. La esencia del JIT es que los suministros llegan a la fábrica, o los productos al cliente, «justo a tiempo», eso siendo poco antes de que se usen y solo en las cantidades necesarias.​ Esto reduce o hasta elimina la necesidad de almacenar y trasladar la materia prima del almacén a la línea de producción (en el caso de una fábrica). El JIT puede ser tan preciso que las partes automotrices lleguen a la fábrica el mismo día que se instalan, saliendo de la línea de producción a demanda.

En su implementación más sencilla utiliza tarjetas diseñadas para tal fin que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan como testigo del proceso de producción.

Este sistema de información es conjunto de componentes que interactúan entre sí con un fin común. La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.

Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso, flexibilidad, mantenimiento automático de los registros, apoyo en toma de decisiones críticas y mantener el anonimato en informaciones irrelevantes.

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Visualizar el flujo de trabajo, establecer los límites del trabajo en proceso (WIP), gestionar el flujo, asegurar políticas explícitas y la mejora colaborativa llevarán a su proceso mucho más allá de lo que pueda imaginar. Recuerde organizar circuitos de retroalimentación regulares y el conjunto de todas estas piezas revelará el verdadero poder de Kanban.

Quieres saber cómo puedes gestionar proyectos en Kanban, ya hemos hablado antes de ello en ¿Kanban nos ayuda en la gestión de proyectos?

Fortalezas del método Kanban

  1. Favorece la Comunicación directa
  2. Determinación temprana de problemas
  3. Favorece una cultura de colaboración y resolución

A principios del siglo XXI, la industria del software se percató de que Kanban podía hacer un cambio real en la forma en la que se producían y entregaban los productos y los servicios. Se demostró que Kanban era conveniente no solo para la industria automotriz, sino también para cualquier otro tipo de industria. Así es como nació el método Kanban.

Pero ¿cómo funciona Kanban?

Descubramos más.

 

Los 4 principios básicos de Método Kanban

David J. Anderson (reconocido como el líder de pensamiento de la adopción del Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento) formuló el método Kanban como una aproximación al proceso evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las organizaciones de trabajo. El método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y los principios más importantes pueden ser divididos en cuatro principios básicos y seis prácticas.

Principio 1: Empezar con lo que hace ahora

Kanban no requiere configuración y puede ser aplicado sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas. Por eso es fácil implementar Kanban en cualquier tipo de organización, ya que no es necesario realizar cambios drásticos.

Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos

El método Kanban está diseñado para implementarse con una mínima resistencia, por lo que trata de pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos del proceso actual. En general, los cambios radicales no son considerados, ya que normalmente se encuentran con resistencias debidas al miedo o la incertidumbre del proceso.

Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles, las responsabilidades y los cargos existentes pueden tener valor y vale la pena conservarlos. El método Kanban no prohíbe el cambio, pero tampoco lo prescribe. Alienta el cambio incremental, ya que no provoca tanto miedo como para frenar el progreso.

Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles

Este es el principio más novedoso de Kanban. Algunos de los mejores liderazgos surgen de actos del día a día de gente que está al frente de sus equipos. Es importante que todos fomenten una mentalidad de mejora continua (Kaizen) para alcanzar el rendimiento óptimo a nivel de equipo/ departamento/ empresa. Esto no puede ser una actividad a nivel de dirección.

Equipo implementando Kanban

Las seis prácticas de Kanban 

(infografía KANBAN)

Aunque aceptar la filosofía de Kanban y embarcarse en el viaje de transición es el paso más importante, cada organización debe tener cuidado con los pasos prácticos. Hay seis prácticas centrales identificadas por David J. Anderson que deben estar presentes para una implementación con éxito. 

  1. Visualizar el flujo de trabajo

Lo primero y lo más importante para usted es entender qué se necesita para el transcurso de un producto desde su pedido hasta su entrega. Solo después de entender cómo funciona actualmente el flujo de trabajo, puede aspirar a mejorarlo haciendo los ajustes necesarios.

Para visualizar su proceso en Kanban, necesitará un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna del tablero representa un paso en su flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo.

Cuando comience a trabajar en el elemento X, lo arrastra hasta la columna “Por hacer” y cuando el elemento esté acabado, lo mueve hasta la columna “Hecho”. De esta forma, puede fácilmente seguir el progreso y detectar los cuellos de botella.

  1. Eliminar las interrupciones

El cambio de enfoque puede dañar seriamente su proceso y la multitarea (o multitasking) podría provocar generación de desperdicios. Esta es la razón por la cual, la segunda práctica de Kanban se enfoca en establecer los límites del trabajo en proceso (los límites WIP). Si no hay límites de trabajo en proceso, no está haciendo Kanban.

Limitar el trabajo en proceso (WIP) significa que un sistema de arrastre (pull) se aplica sobre partes o sobre todo el flujo de trabajo. Establecer un número máximo de elementos por etapa asegura que una tarjeta se “arrastra” al siguiente paso sólo cuando hay capacidad disponible. Tales restricciones iluminarán rápidamente las áreas problemáticas en su flujo para que pueda identificarlas y resolverlas.

  1. Gestionar el flujo

La idea de implementar un sistema Kanban es crear un flujo continuo e ininterrumpido. Por flujo nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de producción. Lo que interesa es la velocidad y la continuidad del movimiento.

Idealmente, queremos un flujo rápido e ininterrumpido. Esto significaría que nuestro sistema está creando valor rápidamente. O sea, minimizar el riesgo y evitar el coste de retraso, pero también hacerlo de manera previsible.

  1. Hacer las políticas explícitas (Fomentar la visibilidad)

No puede mejorar algo que no se entiende. Esta es la razón por la cual el proceso debe estar bien definido, publicado y promovido. Las personas no se asociarían ni participarían en algo que no creen que sea útil.

Cuando todos estén familiarizados con el objetivo común, podrán trabajar y tomar decisiones con respecto a cambios que les moverán hacia una dirección positiva.

  1. Circuitos de retroalimentación

Para que el cambio positivo ocurra, tenga éxito y sea duradero, se necesita hacer una cosa más. La filosofía Lean admite que las reuniones regulares son necesarias para la transferencia de conocimiento (circuitos de retroalimentación).

Tales son las reuniones diarias de pie para sincronizar el equipo. Se llevan a cabo frente al tablero Kanban y cada miembro comparte con los demás lo que él o ella hizo el día anterior y qué va a hacer el día de hoy.

También existen las reuniones para la revisión de entrega de servicios, la revisión de operaciones y la revisión de riesgos. Su frecuencia depende de muchos factores, pero la idea es que sean regulares, a una hora estrictamente fija, directas al grano y nunca innecesariamente largas.

La duración promedio ideal de una reunión de pie debe ser entre 10 y 15 minutos, y las demás reuniones pueden durar hasta una hora, en función del tamaño del equipo y los temas.

  1. Mejorar colaborando (usando modelos y el método científico)

La forma de lograr la mejora continua y el cambio sostenible dentro de una organización se consigue a través de la visión compartida para un futuro mejor y la comprensión colectiva de los problemas que deben superarse.

Los equipos que tienen un entendimiento compartido de las teorías sobre el trabajo, el flujo de trabajo, el proceso y el riesgo, tienen más probabilidades de crear una comprensión compartida de un problema y sugerir acciones de mejora que pueden acordarse por consenso.

Kanban principios y prácticas

¿Cómo implementamos la metodología Kanban?

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la pueden asumir sin problema. Al ser un método visual permite que con un simple vistazo se conozca el estado de los proyectos y se puedan asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

  1. Definir el flujo de trabajo en cada proyecto

Hay que crear un tablero visible y accesible para todos los miembros del equipo. En las columnas se anotará el estado del flujo de las tareas -siendo necesarias tantas como estados de las tareas existan desde su comienzo hasta su finalización- y así se determinará el estado de cada proyecto.

Al ser un método visual permite que con un simple vistazo se conozca el estado de los proyectos y se puedan asignar nuevas tareas de manera muy efectiva

Es un tablero continuo en el que las tarjetas no se desplazan, sino que a medida que se avanza por él, las nuevas funcionalidades, mejoras o incidencias se acumulan al inicio. Así, pueden priorizarse y colocarse en las secciones más oportunas.

  1. Fases del ciclo de producción

Este método se basa en el desarrollo incremental, es decir, en la división del trabajo en diferentes partes. Por lo tanto, no se habla de una tarea en sí, sino que se agiliza el proceso de producción al dividir el trabajo en distintos pasos.

Cada tarjeta, post-it o casilla en la hoja de cálculo que se utilice para aplicar el método se añade al tablero en la fase que corresponda. Allí se añade la información necesaria para que el equipo conozca la carga total de trabajo que le va a suponer. Se describe la tarea y cualquier tipo de observación.

De esta forma, el trabajo es visualizado correctamente por cada departamento, así como las prioridades y objetivos. De nuevo, al tratarse de un método tan visual se gana en eficacia a todos los niveles.

  1. Stop starting, start finishing

Este es el lema de la metodología, y con él se priorizan las tareas en curso frente a las nuevas. El trabajo en curso debe ser limitado y no puede superar un número determinado de tareas en cada fase, de esta forma se restringe el trabajo en curso.

Permite priorizar, realizar informes precisos y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo

  1. Controlar el flujo

Este método no se aplica solo a un proyecto, sino que puede mezclar diferentes proyectos y tareas. Los trabajadores tienen un flujo constante de trabajo y se puede realizar un buen seguimiento de este al recopilar toda la información que proporciona cada tarjeta.

Ventajas de la metodología Kanban

A través de los principios en los que se basa este método ya podemos intuir las numerosas ventajas que conlleva su aplicación en cualquier empresa. Estas son los 4 beneficios indiscutibles.

  1. Transparencia

Los tiempos de entrega son más cortos y hay una mayor fiabilidad en los mismos. Todo el mundo sabe cuál es su tarea y en qué momento está de su ciclo.

  1. Evita tareas ineficientes

Se evita la sobreproducción y la limitación de los recursos, lo que supone contar con una mayor disponibilidad de materiales.

  1. Control de las tareas

El tiempo de producción es más rápido, por tanto, se reduce el control del esfuerzo y se mejora la planificación. Esto afecta directamente a la mayor productividad en el área de compras, abastecimiento y control. Aumenta la rotación de los inventarios y se necesita una menor capacidad de almacenamiento.

  1. Flexibilidad

Como todo el equipo sabe perfectamente cuál es su tarea y la realiza con eficacia, si surge alguna tarea imprevista existe una capacidad de respuesta que permite atenderla.

 

En definitiva, la metodología Kanban está indicada para las empresas que necesiten cierta flexibilidad a la hora de manejar nuevas entradas de tareas y poder realizar un buen seguimiento de estas. Además, permite priorizar, realizar informes precisos y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo.