¿Kanban nos ayuda en la gestión de proyectos?

Un tablero de Kanban es una herramienta ágil de gestión de proyectos diseñada para ayudar a visualizar el flujo de trabajo, donde las tarjetas Kanban representan tareas en un proyecto o ciclo de producción. Las columnas en el tablero Kanban representan dónde está esa tarea en el proceso. Proporciona un alto nivel de transparencia, permitiendo a todo el mundo comprender el estado de un proyecto con un solo vistazo, para ayudar a los equipos tecnológicos y de servicios a comprometerse con la cantidad de trabajo adecuada y, por supuesto, a llevarla a cabo.

Ayuda a que la producción se mueva de manera más eficiente en todas sus fases al asegurarse de que siempre haya suficientes recursos disponibles.

En la fabricación, Kanban ayuda a ahorrar espacio en el inventario y sobrecarga. Kanban se esfuerza por la eficiencia y siempre está buscando formas de eliminar el desperdicio de los procesos.

“Kanban” es una palabra japonesa que significa “señal visual”. Si trabajas en el ámbito de los servicios o de la tecnología, tu trabajo suele ser invisible e intangible. Un tablero de Kanban ayuda a visibilizar tu trabajo para que puedas mostrárselo a los demás y que todo el mundo trabaje en sintonía.

Historia de Kanban

Kanban fue codificado en la empresa automotriz Toyota a fines de la década de 1940. El concepto, sin embargo, se remonta un poco antes a la Segunda Guerra Mundial. Las fábricas inglesas que fabricaban aviones de combate llamados Spitfires utilizaron algo llamado el “sistema de dos contenedores”, que fue un precursor del Kanban.

Pero fue Toyota quien fundó el Kanban tal como lo conocemos. Para hacerlo, estudiaron supermercados. Se dieron cuenta de que los suministros igualaban la demanda, pero no la superaban. Estas técnicas de inventario se aplicaron al piso de la fábrica, donde los trabajadores requerían ciertas piezas en momentos específicos de producción.

La idea de tomar lo que necesita solo en el momento en que lo necesita, ni más ni menos, fue revolucionario para Toyota. Kanban como proceso se utilizó para mantener los niveles de inventario equilibrados con el consumo de ese inventario. Una señal alertaría a los proveedores de que se necesitaban más existencias.

Desde entonces, Kanban ha madurado y se ha resumido en un tablero y tarjetas que representan el flujo de trabajo. Esto ayuda a aumentar la eficiencia al resaltar puntos en el ciclo de producción donde se pueden eliminar los desechos. Esto ha llevado a que Kanban se aplique fuera de la fabricación de automóviles y en casi cualquier industria que se pueda imaginar que tenga un ciclo de producción.

Kanban fue adoptado por los desarrolladores de software que utilizaron un enfoque ágil para sus proyectos, ya que se alinea con Scrum de muchas maneras. Una vez que el proceso fue digitalizado, su uso se hizo aún más generalizado y ahora se puede encontrar en un software de gestión de proyectos más progresivo.

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Elementos de un tablero de kanban

David Anderson en el año 2.010, estableció que los tableros de Kanban se pueden dividir en cinco componentes:

1.  Señales visuales: una de las primeras cosas que observarás en un tablero de Kanban son las tarjetas visuales (adhesivos, tickets, etc.). Los equipos de Kanban escriben todos sus proyectos y elementos de trabajo en tarjetas, generalmente uno por tarjeta. Para los equipos ágiles, cada tarjeta podría encapsular una historia de usuario. Sobre el tablero, estas señales visuales ayudan a los compañeros de equipo y a las partes interesadas a discernir rápidamente en qué está trabajando el equipo.

2.  Columnas: otra de las señas de identidad de los tableros de Kanban son las columnas. Cada columna representa una actividad específica que, en conjunto, conforman un “flujo de trabajo”. Las tarjetas van moviéndose por el flujo de trabajo hasta que este termina. Los flujos de trabajo pueden ser algo tan sencillo como “Por hacer”, “En curso” y “Terminado”, o pueden ser mucho más complejos.

3.  Límites del trabajo en curso: los límites del trabajo en curso son el número máximo de tarjetas que puede haber en una columna en un momento dado. Una columna con un límite de trabajo en curso de tres no puede contener más de tres tarjetas. Cuando la columna está “al máximo”, el equipo debe concentrarse en esas tarjetas y hacer que avancen antes de que puedan entrar tarjetas nuevas en esa etapa del flujo de trabajo. Estos límites del trabajo en curso resultan vitales para exponer los cuellos de botella del flujo de trabajo y maximizar el flujo. Los límites del trabajo en curso te brindan una señal de alerta temprana de que te has comprometido a asumir demasiado trabajo.

4.  Punto de compromiso: los equipos de Kanban suelen tener un backlog para su tablero. Es aquí donde los clientes y los compañeros de equipo plantean ideas para proyectos que el equipo puede adoptar cuando esté listo para ello. El punto de compromiso es el momento en que el equipo adopta una idea y se inicia el trabajo en el proyecto.

5.  Punto de entrega: el punto de entrega es el final del flujo de trabajo de un equipo de Kanban. Para la mayoría de los equipos, el punto de entrega es el momento en el que el producto o servicio está en manos del cliente. El objetivo del equipo consiste en llevar las tarjetas desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega cuanto antes. El tiempo transcurrido entre ambos es lo que se conoce como “plazo”. Los equipos de Kanban mejoran continuamente para acortar al máximo los plazos.

Un tablero de Kanban que reúna estos cinco elementos preparará indudablemente a tu equipo para el éxito.

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Jim Benson dice que el Kanban solo tiene dos reglas: limitar el trabajo en curso y visualizar el trabajo. Si partes únicamente de estas reglas y las aplicas a tu trabajo, tu tablero de Kanban tendrá un aspecto muy diferente al descrito más arriba. Y no hay ningún problema con ello. Jim aboga por comenzar con solo estas dos reglas porque, según él, “cuantas más reglas añadas, en menos contextos encajarán”

Tipos y ejemplos de tableros de Kanban

El Kanban puede adaptarse a muchos entornos, desde la fabricación hasta el desarrollo de software ágil, pasando por los recursos humanos. El tipo de entorno en el que se adapta el Kanban suele determinar si el tablero debe ser físico o digital.

A lo largo de mi experiencia conocí una obra de construcción de millones de Euros gestionada con un tablero físico en un remolque y he trabajado con muchísimos equipos de software que usan tableros de Kanban digitales.

Estamos preparando otro post sobre los tipos de tableros, que os mostraremos nuestras conclusiones y experiencias.

En este sentido, el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas, la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los informes de dedicación.