8 Pasos del cambio exitoso de Jhon Kotter

El cambio, nos ayudan a  aprender la gestión del cambio en un entorno tan variable y complejo como el actual es una de las soft skills más necesarias. Vivimos en un mundo en continuo cambio (VUCA) y cada vez es más necesario disponer de una mentalidad (mindset) capaz de adaptarse y afrontar con éxito la cambiante realidad.

Pero tanto si está considerando un pequeño cambio en uno o dos procesos o si desea realizar un gran cambio en todo el sistema organizativo, lo habitual es sentirse incómodos e intimidados por la magnitud del reto.

¿Por dónde empezamos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Con la ayuda de quién?

John P. Kotter presenta su propuesta de Gestión del Cambio de 8 pasos en su libro «Leading Change”, publicado en 1995. Es uno de los modelos más generalizados y conocidos a nivel mundial. Estos son los 8 pasos de Kotter:

1. Crear sentido de urgencia para motivar el cambio

Este punto es sin duda el más importante. No sé debe intentar iniciar el cambio si sólo nosotros vemos las ventajas del mismo. Hay que intentar prever lo que sucederá a futuro y como el cambio que proponemos puede salvar las dificultades que se avecinan, o cómo explota nuevas oportunidades de negocio que se van a presentar y para las que el cambio preparará a nuestra empresa. Todo ésto hay que planificarlo bien, pues debemos presentarlo a directivos y gerentes, y que ellos mismos, con los datos, se den cuenta que sería un error no acometer el cambio. A veces no debe ser sólo una exposición de datos, si no abrir un debate sobre la situación venidera, para que la gente piense, refute, y llegue a las mismas conclusiones. Sólo si contamos con el apoyo de los que toman decisiones se puede intentar implantar el cambio con éxito.

2. Construir un equipo guía con capacidades que ayuden al cambio

Se trata de identificar a aquellos líderes dentro de la empresa, que han compartido la misma visión y hacerles partícipes del cambio, involucrarles, estableciendo un frente común. Hay que trabajar juntos para llevar a cabo el cambio. Pero antes debemos asegurarnos que el grupo seleccionado tiene la suficiente representatividad dentro del colectivo, y que la mezcla sea extensa. Es conveniente que no todas las personas sean del mismo departamento.

3. Establecer la visión estratégica para hacer del cambio una realidad

La resistencia al cambio es nuestro enemigo, y por eso hay que elaborar una visión que sea fácil de transmitir, y contar en un periodo breve de tiempo, que no lleve más de cinco minutos. Hay que identificar los puntos claves por los que es necesario el cambio, tener una reseña de cómo vemos el futuro de la empresa si aplicamos el cambio, y describir la estrategia que se seguiría para alcanzar los beneficios que nos reportaría el cambio. Una vez acordado con nuestro equipo “la visión” y que ésta es la forma de contarla, hay que practicar para que no haya fisuras ni divergencias entre los miembros de la coalición, pues probablemente a cada uno le toque evangelizar en sus respectivos departamentos y contar lo acordado.

4. Reclutar al mayor número de personas que entiendan y acepten la estrategia adoptada

Ahora ya tenemos definida la visión, y su finalidad es comunicarla a toda la empresa. Sin duda, encontraremos resistencia, por lo que será determinante para el éxito, transmitirla una y otra vez hasta que penetre a todas las capas organizativas. Debemos predicar con el ejemplo y responder honestamente a las cuestiones y temores que se susciten en la plantilla. Hay que hablar a menudo de la visión del cambio y aplicarla en todos los aspectos.

5. Eliminar barreras y obstáculos que impidan que se logre el objetivo

A estas alturas de la película, ya todo el mundo es consciente del cambio que se quiere imponer en la empresa, y cuáles son los beneficios de imponerlos. Habrá quienes viendo las ventajas que supone se hayan lanzado a aplicarlos ya en su trabajo diario. A estas personas hay que recompensarlas, ya sea a través del organigrama o incluyéndolas en el grupo promotor del cambio. Pero también aparecerán quienes se resisten al cambio. No costará mucho identificarlos, y en este caso habrá que hacer que tomen consciencia de lo que supone para la empresa no aplicar los cambios.

6. Presentar los éxitos a corto plazo

Estos procesos pueden ser largos. Por eso conviene asegurarse de definir una serie de hitos que tengan un éxito asegurado y que sirvan para reforzar el avance del proceso de cambio. Estos hitos pueden ser proyectos, que no requieran demasiados recursos y que se puedan llevar a cabo sin involucrar a aquellos que se oponen al cambio. Deben ser proyectos económicamente viables, pues deseamos poder esgrimir la rentabilidad del proyecto como un argumento a favor de nuestra propuesta de cambio. Y por último, hay que agradecer al equipo el esfuerzo y dedicación, que ha llevado a alcanzar con éxito la meta fijada.

7. Mantener el cambio de forma intangible hasta que sea una realizada

No hay que adelantarse a la victoria. Creer que el cambio se ha producido por alcanzar un éxito, sería un error. Con el primer éxito hay que seguir buscando qué mejorar, para que el segundo caso vaya más holgado. Y así en un pequeño proceso iterativo que se aprovecha de la inercia del cambio. Aún no se ha consolidado, por lo que la gente está abierta a mejoras continuas sobre la misma visión. Así nuestro cambio, puede acabar refinándose hasta alcanzar un estado en el que debemos detener el proceso para consolidar el cambio.

8. Hacer que el cambio perdure en el tiempo hasta que reemplace a los viejos hábitos

Nuestra propuesta de cambio se ha consolidado y ya es la forma habitual en que la empresa trabaja. Pero eso no significa otra cosa, que volver a empezar, volver a anticiparnos al futuro de la empresa, y volver a proponer un cambio que prepare a la organización para lo que viene.

Como en tantas cosas en la vida, para mantenerse en el mismo sitio, hay que evolucionar constantemente. Y esto no puede ser distinto en el mundo de la empresa, que debe abrazar la filosofía del cambio constante como un mantra que la ayude a una mejora continua.