TOYOTA KATA

Toyota Kataes una metodología de mejora continua desarrollada por Toyota que se centra en el aprendizaje y la mejora constante.

Caracteristicas Toyota Kata

1. Enfoque en el aprendizaje: Toyota Kata se destaca por su enfoque en el aprendizaje continuo, impulsando la mejora a través de la experimentación y la retroalimentación constante.
2. Comunicación sólida: Facilita una base sólida de comunicación dentro de la empresa, permitiendo una colaboración efectiva en la implementación de mejoras.
3. Proceso de mejora: Los practicantes de Toyota Kata están interesados tanto en cómo se realizan las mejoras como en los resultados finales, enfocándose en el proceso de mejora.
4. Cultura de mejora continua: Fomenta una cultura de mejora continua y desarrollo de comportamientos de gestión eficientes y eficaces.

¿Qué es el Toyota Kata?

El concepto de Toyota Kata fue desarrollado por Mike Rother. Es una forma de dirigir equipos, enseñándoles a adoptar las formas de pensamiento utilizadas y perfeccionadas por Toyota.

El término «kata» tiene su origen en las artes marciales japonesas y se refiere a un conjunto de movimientos rutinarios estructurados, en los que un practicante de artes marciales se involucraría deliberadamente para asegurar que los movimientos específicos se conviertan en su segunda naturaleza.

Mike Rother notó que mientras que había muchas compañías además de Toyota logrando altos niveles de éxito con Lean, otras compañías eran menos exitosas. Estipuló que esto se debe a que aunque esas otras compañías intentaron adoptar Lean superficialmente, los líderes y el personal no cambiaron sus formas básicas de pensar y actuar.

En varias iniciativas y proyectos de Lean estudiados se observó lo siguiente:

• Las compañías comenzarían su implementación de Lean con mucha emoción.
• Se lograría algún progreso al principio, pero no se alcanzaría el objetivo final planteado inicialmente.
• Los resultados deseados posteriores no se alcanzarían plenamente.
• Las empresas volverían a su homeostasis, y su antigua forma de operar.
• El pensamiento y la mentalidad de los empleados no cambiaría.

Rother ha desarrollado una forma sistemática de practicar Lean, que anima a los líderes y empleados a cambiar efectivamente su pensamiento y comportamiento, en lugar de sólo dejarse llevar por la inercia de una iniciativa Lean establecida.

En el contexto de Toyota Kata, el proceso se centra en el desarrollo de una mentalidad científica y actividades rutinarias para lograr la mejora continua, la resolución de problemas y la innovación dentro de una organización.

Distingue un Kata de Mejora y un Kata de Entrenamiento.

1. Kata de mejora continua:

Este kata consiste en establecer una rutina para la mejora continua. Implica un enfoque científico de resolución de problemas de cuatro pasos:

• Comprender a donde vamos (establecer  objetivo)
• Comprender donde estamos y establecer el gap u oportunidad de mejora.
• Definir los próximos pasos hacia la condición de destino (plan de acción )
• Experimente y aprenda a través de ciclos iterativos, ajustando el plan de actividades según sea necesario( cicloPDCA )

2. Kata de entrenamiento:

Este kata se centra en el papel de la gerencia en guiar a sus equipos a través del kata de mejora. Hace hincapié en entrenar a las personas para que desarrollen habilidades de resolución de problemas y pensamiento crítico en lugar de darles soluciones directamente.

Toyota Kata no se trata solo de lograr objetivos específicos, sino también de fomentar una cultura de aprendizaje continuo, mejora y adaptación dentro de una organización. Fomenta los experimentos pequeños y frecuentes y una mentalidad que ve los problemas como oportunidades de aprendizaje y crecimiento.

Para que exista el kata – una rutina, u orden de trabajo – tiene que haber alguien realizando una actividad y alguien observando, revisando y proporcionando dirección en la ejecución de la misma. Aquí es donde entra el líder, entrenando a los miembros de su equipo para que no vuelvan inconscientemente a las viejas formas de trabajo. A través de su perspectiva objetiva, el entrenador también evita que el equipo base sus nuevos hábitos en malas prácticas.

De la misma manera, que los miembros del equipo no están acostumbrados a prácticas de mejora deliberadas, los líderes a menudo no están bien versados en guiar la mejora de los empleados. Por lo tanto, el Kata de entrenamiento existe para ayudar a los líderes a guiar a sus equipos.

Un entrenador puede llevar a cabo sesiones de mejora de 20 minutos para hacer preguntas que determinen cómo el empleado está pensando actualmente. También debe ayudar al empleado a dar el siguiente paso que optimice su crecimiento, y proporcionarle retroalimentación sobre los procesos en su trabajo diario, para comprobar si está evaluando su rendimiento correctamente. Un entrenador también puede guiar al empleado a través del proceso de aprendizaje y asegurarse de que está constantemente practicando sus katas.

Las cinco preguntas que el entrenador revisa constantemente con el empleado son:

1. ¿Cuál es la condición objetivo, en relación con su estado actual?
2. ¿Cuál es la situación actual?
3. ¿Qué cree que les impide alcanzar el objetivo?
4. ¿Qué próximo paso van a implementar?
5. ¿Qué tan rápido podrán revisar lo aprendido de este próximo paso?

Toyota Kata y Kanban

Toyota Kata es la adición perfecta para una implementación exitosa de Kanban convirtiéndose en un verdadero proceso Lean. Esto se debe, a que un proceso Kanban no puede ser engañado para mostrarte condiciones diferentes a las reales.

El Kanban también facilitará la implementación gradual de los cambios a través de sus políticas explícitas y límites al trabajo en progreso, y medirá continuamente tu progreso a lo largo del cambio, dejando claro si el equipo ha dominado o no su respectivo kata.

¿En qué se diferencia el Toyota Kata del Kaizen?

Ambos conceptos se refieren a la mejora de los procesos y el rendimiento. La diferencia entre ellos podría reducirse a sus métodos, o a la falta de ellos. Un esfuerzo continuo para detectar una oportunidad de mejora en tu entorno y aprovecharla sería participar del Kaizen.

Pero un enfoque más científico, de resolución de problemas y metódico para definir un problema y hacer un plan para eliminarlo, sería una implementación del Toyota Kata.

En muchos casos, las 2 ideas se superpondrán, y no hay nada malo en ello. Al final, el objetivo es siempre uno: hacer un cambio para mejor.

Algunos cambios, por ejemplo los de procesos complejos que dependen de la fluctuación de la toma de decisiones, serán mejores de abordar y medir metódicamente, mientras que otros, por ejemplo una mejora puntual del flujo de comunicación entre los miembros del equipo puede lograrse instantáneamente y clasificarse como un pequeño evento Kaizen.

Bibliografía