Organiza tu productividad y haz que las cosas sucedan

Organiza tú productividad

Organiza tu productividad y haz que las cosas sucedan, para ello hay que conocer métodos de productividad son esenciales en nuestro día a día, podemos saber la diferencia entre Eficacia, Eficiencia y Efectividad , es esencial pero tener un sistema que realmente funciona es fundamental para ello te presento la fórmula “Getting Things Done” más conocida como Método GTD, es un sistema de productividad y gestión de tareas que en la actualidad cuenta con un gran número de seguidores (yo, entre ellos).

Su principal función es ayudarte a sacar todos esos pendientes de tu cabeza y organizar tus actividades con eficacia.

Método GTD, breve explicación

No hay texto alternativo para esta imagen

El método GTD (Getting Things Done, por sus siglas en inglés) consta de cinco principales procesos: 1) Recolectar, 2) Procesar, 3) Organizar, 4) Revisar y 5) ¡Hacer!

✔ Recolectar

Esta parte se trata de escribir todas tus tareas y pendientes en un solo lugar. Puede ser una libreta de papel, el block de notas de tu móvil (como en mi caso) una app. Lo importante es que en la misma lista estén reunidas todo tipo de tareas; laborales, familiares, académicas, sociales…

El truco está en hacerlo de manera rápida, utilizando palabras clave. No es necesario detallar demasiado, lo importante es reunir información y sacarlo de tu cabeza lo antes posible. El conjunto de todas estas notas, en el método GTD se denomina «Bandeja de Entrada”. ¿Qué hacemos con toda esa información que recolectamos? ¡Procesar!

✔ Procesar

Es la acción de verificar la bandeja de entrada y realizar un análisis rápido. Es importante que no gastes mucho tiempo en esto. Ante cada anotación sólo debes responder a la siguiente pregunta: ¿Esta tarea puedo terminarla en dos minutos o menos? Si la respuesta es sí, entonces haz la inmediatamente. (Finalizar tareas, por más rápidas y pequeñas que sean, te brinda esa deliciosa sensación de productividad y eficacia). Por el contrario, si ves que la tarea te tomaría más de dos minutos, seguí procesando, es decir, es momento del siguiente paso: Organizar.

✔ Organizar

Para organizar las tareas, debemos agruparlas en diferentes listas, teniendo en cuenta el contexto de la tarea y su jerarquía. La jerarquía de una tarea me indica qué tan importante es esa frente a las demás. El contexto me indica dónde puedo realizar esa tarea. ¿De qué me sirve priorizar una tarea que sólo puedo realizarla frente a mi computadora en la oficina, si en ese momento me encuentro en la calle? Organizar las tareas es una parte esencial de todo el proceso. Será lo que va a marcar el paso a paso de las actividades a realizar.

Pero, como a todo el mundo, es muy probable que mientras estés organizando o realizando tareas, se presenten nuevas tareas, llamados, imprevistos, cosas que requieran tu intervención inmediata o futura. Pero cuidado, es importante que en el momento de organización o ejecución de tareas no te distraigas con interrupciones, pero también es esencial que no se te escape nada que pueda surgir. Así que todo lo nuevo que llegue apuntalo directo en la bandeja de entrada, para ser procesado más tarde, e inmediatamente seguí con lo que estabas haciendo.

✔ Ejecutar

Esta es la parte más importante de todas: Hacer. Pero ¿por dónde empezar? El método GTD indica que debes realizar primero aquellas tareas que puedas terminarlas antes y que tienen una mayor prioridad, pero desde luego, dependiendo del contexto (el lugar y momento en el que me encuentro). Por ejemplo, si estoy en casa, debo seleccionar mi lista de cosas para hacer en casa, no de cosas que sólo puedo hacerlas en el trabajo y viceversa. También depende del día y la hora que sea. Dentro la lista correspondiente, ejecutaré aquellas tareas que sean más urgentes, y dentro de las urgentes, primero las que pueda terminarlas antes.

Ejecutar es la parte del proceso que mayor tiempo nos lleva. Recopilar y procesar son acciones que deberían llevarnos muy poco tiempo. Pero no te preocupes si al principio demoras más tiempo de lo estimado en esto. A medida que utilices con frecuencia el método GTD, vas a lograr destreza y poder hacer los procesos cada vez más rápido.

✔ Revisar

Es la parte final de todo el proceso. Se recomienda hacerlo una vez por semana, y consiste en revisar tus anotaciones e ir viendo cómo fuiste ejecutando tus tareas, qué tan organizadas estuvieron y cómo terminaron ejecutándose (o no) en la realidad. Esta parte del proceso te va a dar las pautas para perfeccionar tu técnica, y te puede llegar a impresionar lo mucho que se aprende revisando tus propias experiencias

📌 El creador del método GTD es el estadounidense, consultor e instructor de productividad, David Allen.

📖Su libro “Organízate con eficacia” ha sido considerado por la revista Time como “El libro de autoayuda empresarial imprescindible de la década” a principios del año 2000. 👇

No hay texto alternativo para esta imagen