Organiza tu productividad y haz que las cosas sucedan
Organiza tu productividad y haz que las cosas sucedan, para ello hay que conocer métodos de productividad son esenciales en nuestro día a día, podemos saber la diferencia entre Eficacia, Eficiencia y Efectividad , es esencial pero tener un sistema que realmente funciona es fundamental para ello te presento la fórmula “Getting Things Done” más conocida como Método GTD, es un sistema de productividad y gestión de tareas que en la actualidad cuenta con un gran número de seguidores (yo, entre ellos).
Su principal función es ayudarte a sacar todos esos pendientes de tu cabeza y organizar tus actividades con eficacia.
Método GTD, breve explicación
El método GTD (Getting Things Done, por sus siglas en inglés) consta de cinco principales procesos: 1) Capturar, 2) Aclarar, 3) Organizar, 4) Reflexionar y 5) ¡Ejecutar!
✔ CAPTURAR
Esta parte se trata de capturar todo aquello que llame tu atención, no solo tareas que hacer, sino ideas, libros que leer, frases, personas a las que llamar… y para ello lo puedes hacer en distintos soportes, como físicos para dejar las pilas que se han acabado, una libreta, un audio de voz, un block de notas de tu móvil (como en mi caso) o hacer una foto de algo visto por la calle. Lo importante es que se capture y estén reunidas todo tipo de cosas que llamen tu atención; laborales, familiares, académicas, sociales…
El truco está en hacerlo de manera rápida, utilizando palabras clave. No es necesario detallar demasiado, lo importante es reunir información y sacarlo de tu cabeza lo antes posible. El conjunto de todas estas notas, en el método GTD se denomina «Bandeja de Entrada”. ¿Qué hacemos con toda esa información que capturamos? ¡Procesar!
✔ ACLARAR
Es la acción de verificar las bandejas de entrada y realizar un análisis rápido. Es importante que no gastes mucho tiempo en esto. Ante cada captura sólo debes responder a las siguientes preguntas: ¿Qué significa esto para ti? Y ¿Voy a hacer algo con ello? Hacer algo también puede ser aparcar tomar una decisión sobre ello y, delegarlo, agendarlo…
La regla de los 2 minutos en GTD es una metáfora. Se trata de decidir si es algo que puedo hacer en menor tiempo que lo que tardo que anotarlo para no olvidarme de hacerlo luego, lo hago ahora, siempre que sea posible.
✔ ORGANIZAR
Se trata de poner esas “cosas” donde tenga sentido ponerlas. Dentro de tu sistema GTD tendrás distintos espacios (listas según GTD), y es allí donde organizarás las acciones a realizar. Por ejemplo; ir a la tienda a comparar el pan, realizar un presupuesto, llamar a un cliente, o bien pedir hora al dentista. Todas estas acciones deberás colocarlas en la lista que tenga sentido (Llamadas , Recados, Ordenador…) como recordatorio para que sean “tu memoria” cuando sea necesario que lo sea y lo hagas en el mejor momento para hacerlo. Para ello es importante que cuando lo apuntes lo hagas con toda la información necesaria (número de teléfono por ejemplo en el caso de las llamadas) para llevarlo a cabo, aquí si que vale la pena ser explícito en lo que se anota, con todo lujo de detalles para no tener que jugar a los detectives a posteriori.
Las listas me marcarán el contexto, por ejemplo, si hablo de la lista @llamadas, necesitaré el teléfono para ello.
Si mientras estás organizando llegan nuevas ideas, llamadas, cosas que llamen tu atención, capturamos en la bandeja de entrada que te sea más cómodo para que no se nos olvide y seguir con lo que estás haciendo, así no se te escape nada que pueda surgir. Será procesado más tarde.
✔ REFLEXIONAR
Esta parte se recomienda hacerlo una vez por semana. En la revisión es donde ajustas, te puedes dar cuenta de algo pendiente, o bien acciones que deben eliminarse. Es el momento para permitirte dar forma a aquellas ideas que te van rondando, ya que todo lo demás está controlado. Se revisará el calendario pasado y futuro, también se harán barridos mentales (capturar todo aquello que te ronda en la cabeza, por ejemplo, y de ese modo quedarnos tranquilos/as) para ver que no se escapa nada
Esta parte del proceso te va a dar las pautas para perfeccionar tu sistema GTD, y te puede llegar a impresionar lo mucho que se aprende revisando tus propias experiencias.
✔ EJECUTAR
Esta es la parte es la de: Hacer. ¿Por dónde empezar? Deberás tener en cuenta los recursos de los que dispones, tu propia energía y el tiempo que tienes para ejecutar. A partir de ahí decides de entre tus listas por dónde empezar a hacer. Por ejemplo, si estoy en casa adelantando trabajo a las 6 de la mañana o a las 11 de la noche, la lista de @llamadas no entra dentro de mis posibilidades, ya que “no son horas de llamar”.
Método GTD, ejemplo cómo organizar la bandeja de entrada
Si al principio inviertes mucho tiempo en organizar, en quitar y poner listas (unas están vacías y otras demasiado llenas), en las revisiones te salen un montón de “cosas” pululando por tu cabeza, es normal, es un hábito nuevo que se debe practicar. A medida que utilices con frecuencia el método GTD, vas a lograr poder hacer los procesos cada vez más rápido.
? El creador del método GTD es el estadounidense, consultor e instructor de productividad, David Allen.
?Su libro “Organízate con eficacia” ha sido considerado por la revista Time como “El libro de autoayuda empresarial imprescindible de la década” a principios del año 2000. ?
AGRADECIMIENTOS:
Gracias Elisenda Porras por tus comentarios, sugerencias en este artículo. ?
