Kanban: Limitar el trabajo en curso para acelerar la finalización

Kanban es otro método Lean que se originó en Toyota. Esta metodología se centra en eliminar los backlogs del trabajo en curso y mantener el trabajo fluyendo sin problemas.

En una fábrica ideal, el trabajo avanzaba a un ritmo constante, a veces denominado flujo continuo, y nunca se vería objeto de cuellos de botella. Sin embargo, en realidad algunos procesos son más lentos que otros, y si estos procesos son de comercialización de procesos más rápidos, causan backlogs. Los backlogs ocupan espacio y su almacenamiento cuesta dinero y pueden ocultar problemas como defectos de calidad.

Toyota solucionó este problema mediante la implementación de un sistema de señales visuales (tarjetas llamadas tarjetas Kanban) para indicar cuándo estaba disponible un proceso para asumir nuevos trabajos.

Como tal, el ritmo de trabajo se establece por el eslabón más lento de la cadena de producción, que «tiraría» de la producción utilizando señales de tarjeta para indicar cuándo estaba disponible para procesar el trabajo. Como se ha comentado anteriormente, el enfoque Pull limita el backlog y controla los cuellos de botella para reducir el desperdicio. Kanban también limita la cantidad de elementos que se procesan en cualquier momento.

El sistema Kanban clásico es un tablero dividido en secciones, con una serie de tarjetas móviles. Cada sección representa un proceso en particular, y las tarjetas individuales representan los elementos de trabajo que se mueven a través de estos procesos. Las señales visuales facilitan la detección de ineficiencias y backlogs, por lo que Kanban puede ser una excelente manera de identificar los procesos de mejora.

Dado lo fácil y efectivo que es de usar, Kanban es ampliamente adoptado por organizaciones y equipos de todos los tamaños que ejecutan líneas de producción de varios procesos. Kanban también es ideal para el trabajo de conocimientos, como la publicación de contenidos, que implica varios procesos (redacción, edición, corrección y composición tipográfica e impresión). Al usar tarjetas para simbolizar piezas individuales de contenido, puede realizar un seguimiento del progreso a través de la cadena editorial y de diseño, y asignar recursos humanos cuando se desarrollen backlogs.

Se muestran, las tarjetas están en un tablero Kanban; tradicionalmente esto era un tablero de boletines físicos, pero hoy en día suele crearse en línea.

¿Qué es un tablero Kanban?

El término japonés Kanban se traduce aproximadamente como «tarjeta que puede ver» o «tablero visual» y, como tal, la metodología Kanban otorga un gran valor a la simplicidad y la naturaleza visual de los tableros de gestión de proyectos para optimizar el flujo de trabajo y la entrega.

El cerebro humano procesa la información visual mucho más rápido y con mayor precisión que con el texto, por lo que tiene sentido que una representación visual optimizada del flujo de trabajo sea más efectiva que incluso la lista de tareas más simple.

Kanban es una de las muchas técnicas de gestión que se basan en el control visual o el reconocimiento de que las señales visuales y los gráficos simples son mejores que el texto para comunicar información directa.

Utilizado por primera vez en la fabricación, el proceso Kanban se basa en que los miembros del equipo extraen trabajo de un trabajo pendiente y luego completan los elementos de trabajo uno a la vez y solo según sea necesario, un concepto conocido como justo a tiempo.

Kanban es un proceso muy flexible y poco estructurado que se centra en el trabajo en curso (WIP).

El tablero Kanban es la representación física del proceso Kanban. Un tablero Kanban básico utiliza tres columnas, también conocidas como carriles : Tareas pendientes, En curso y Listo. 

Su equipo puede optar por agregar más columnas si es necesario. Un equipo de desarrolladores de software, por ejemplo, podría usar cinco columnas (Siguiente, En desarrollo, Listo, Aceptación del cliente y En vivo). Utilice tantas columnas como sea necesario para que el tablero represente cada etapa en el procesamiento de elementos de trabajo.

Los miembros del equipo mueven una tarjeta Kanban física que representa una tarea o unidad de trabajo horizontalmente de izquierda a derecha para reflejar el estado de esa tarea. Las tarjetas suelen estar codificadas por colores para indicar la prioridad, los asignados o cualquier otra información relevante para el proyecto. Las tarjetas Kanban deben poder moverse con facilidad; Las notas adhesivas en una pizarra o las fichas en un tablón de anuncios son ideales para los equipos que usan tableros físicos. Si su equipo tiene miembros en varias ubicaciones, los tableros digitales son más fáciles de actualizar y compartir entre el grupo.

Cómo organizar un tablero Kanban

Al crear un tablero Kanban, el cliente o propietario del producto reúne y prioriza una acumulación de elementos de trabajo que se deben realizar. Pueden ser historias de usuarios, funciones, correcciones de errores o cualquier unidad medible que se pueda rastrear a través del ciclo Kanban : la cantidad de tiempo que lleva completar un solo elemento.

Publicará los elementos pendientes en la columna Tareas pendientes de su tablero Kanban. Los miembros del equipo extraen del trabajo pendiente en cualquier momento para comenzar a trabajar, momento en el cual la tarea ingresa al estado WIP (En proceso). A diferencia del método Scrum , que se enfoca en lograr una cantidad definida de trabajo en un sprint durante un período de tiempo determinado, el propietario del producto en Kanban tiene la flexibilidad de volver a priorizar la acumulación en cualquier momento sin afectar el trabajo que ya está en marcha.

Tenga en cuenta que no se asignan tareas. Los miembros del equipo extraen tareas de la columna Tareas pendientes cuando tienen capacidad disponible, generalmente después de haber terminado su tarea anterior.

La columna Hacer impulsa el proceso Kanban. Las únicas restricciones en Kanban son los límites WIP impuestos a la cantidad de tareas en esta columna en cualquier momento. Los límites WIP exigen que el equipo no pueda ingresar ningún trabajo nuevo en esta columna hasta que complete la asignación actual.

Establecidos por el equipo, los límites WIP deben ser realistas y no resultar en una sobrecarga de trabajo para ningún miembro del equipo. Esto asegura que el equipo siempre aborde los proyectos de mayor prioridad y no se desvíe a otras tareas.

A diferencia de Scrum, Kanban se enfoca en completar un proyecto completo, en lugar de dividir el trabajo en sprints. Por lo tanto, es posible que desee separar los proyectos utilizando carriles de natación horizontales.

Debido a que el flujo de trabajo es continuo en Kanban sin iteraciones de tiempo fijo, el equipo nunca borra y restablece un tablero Kanban (a diferencia de un tablero Scrum). En su lugar, agregan constantemente nuevas historias o tareas, con una prioridad designada, que luego se colocan en la columna Hacer después de que se completa una tarea anterior.

Jim Benson, propietario de Modis Cooperandi y gurú de Personal Kanban, explica por qué los tableros Kanban funcionan de manera tan efectiva: «Visualizar tareas cuando se priorizan requiere menos energía que tener opciones en la cabeza».

En resumen, su tablero Kanban debería ayudarlo a hacer lo siguiente:

• Visualiza tu trabajo
• Limite su WIP
• Adapte, monitoree y mejore su proceso