Herramientas estratégicas para definir OKRs
- Categorías Leadership, OKR
- Fecha 01/10/2023
La inspiración de este post está infuida por Agile Quest de este post
Las organizaciones tienen problemas complejos es necesario tratarlos
En una organización los problemas son complejos, influyen varios factores el Balaced Score Card o Cuadro de mando integral [1] utiliza cuatro perspectivas clave para medir y gestionar el desempeño organizacional de manera equilibrada:
- Perspectiva Financiera
- Perspectiva del Cliente
- Perspectiva de Procesos Internos
- Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
Empezamos por el primer punto lo creamos de arriba hacia abajo y lo leemos de abajo hacia arriba, lo primero en que trabajamos es la perspectiva financiera, para ello empezamos de un DAFO[2] con los datos obtenidos desarrollamos un CAME[3]. Los análisis DAFO y CAME se utilizan bastante sobre todo en lo relativo a la planificación estratégica como planes de negocios, definición de programas y proyectos.
Después de identificar el contexto de la organización utilizando el análisis DAFO, se desarrollan una serie de estrategias en el Análisis CAME, siempre trabajando con la información recogida del análisis DAFO. Gracias a estos análisis, se pueden tomar decisiones correctas para el negocio, planteando un perfecto diseño estratégico.
Pero si el problema es muy complejo, las empresas necesitan conocer su entorno macroeconómico para poder tomar buenas decisiones estratégicas. Para ello, existen herramientas de análisis que las capacitan para comprender mejor el entorno que las rodea.
Hablamos del análisis PEST o PESTEL[4], permite evaluar el entorno externo de una organización y comprender mejor los riesgos y oportunidades que pueden surgir. Si quieres saber la diferencia entre DAFO y PESTEL consulta[4]
Teniendo en cuenta el problema o problemas para cada uno de ellos debemos encotrar la causa raíz, os propongo dos herramientas que se puede usar de forma secuencial o de forma independiente, estas herramientas son:
Personalmente recomiendo empezar por los 5 ¿Por qué?, si el problema es sencillo o claro tenemos la causa raiz, en el caso que el sistema necesita determinar desviaciones o un problema determinado relacionado con la calidad utilizamos Isikawa.
Con todo esto procedemos a la combinación del Diagrama de Ishikawa (también conocido como diagrama de espina de pescado) con el Balanced Scorecardes una estrategia efectiva para identificar causas raíz de problemas y luego alinear estas causas con las perspectivas del Balanced Scorecard.
Aquí te doy un ejemplo de cómo combinar ambas herramientas:
Paso 1: Identificación del Problema Supongamos que una empresa está experimentando una disminución en la satisfacción del cliente, que es un problema que se quiere abordar. Utilizamos el Diagrama de Ishikawa para identificar posibles causas de esta disminución. Recuerda empezar por DAFO o PESTEL depende del escenario.
Paso 2: Creación del Diagrama de Ishikawa En el Diagrama de Ishikawa, las causas pueden agruparse en categorías como “Personas”, “Procesos”, “Tecnología” y “Políticas”. Bajo “Personas”, podríamos identificar la falta de capacitación del personal como una posible causa. Bajo “Procesos”, podríamos encontrar la lentitud en el proceso de atención al cliente. Estas son algunas de las causas identificadas.
Paso 3: Relación con el Balanced Scorecard Luego, relacionamos estas causas con las perspectivas del Balanced Scorecard. Por ejemplo, la falta de capacitación del personal se relaciona con la perspectiva “Aprendizaje y Crecimiento”. La lentitud en el proceso de atención al cliente afecta la perspectiva “Procesos Internos”. En este punto ya tenemos los objetivos claramente definido y son el punto de partida para el crear el Balanced Scorecard, y tengo identificados procesos y/o problemas para incluir en las perspectivas restantes del BSC, cliente, procesos integramente, aprendizaje y crecimiento.
Paso 4: Definición de Indicadores en el Balanced Scorecard Dentro del Balanced Scorecard, podríamos establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs)[7] específicos relacionados con las causas identificadas. Por ejemplo, podríamos medir la tasa de capacitación del personal como un KPI en la perspectiva “Aprendizaje y Crecimiento” y el tiempo promedio de respuesta al cliente como un KPI en la perspectiva “Procesos Internos”.
Paso 5: Definición de Objetivos y Estrategias Con los KPIs establecidos, podemos definir objetivos y estrategias en el Balanced Scorecard para mejorar el desempeño en estas áreas y, en última instancia, abordar el problema de la satisfacción del cliente.
- Ya estamos preparados para crear nuestros OKRs[8] estratégicos.
Gestión más integral y estratégica
Esta combinación permite una gestión más integral y estratégica de los problemas, alineando las causas con las perspectivas del Balanced Scorecard y estableciendo indicadores para medir el progreso hacia la resolución de los problemas.
Definimos los pasos, tras tener el Balanced Score Card, que hemos definido antereriormente.
- Selección de Indicadores Clave (KRs): Se eligen los indicadores más relevantes y significativos que ayudarán a medir el cumplimiento de los Objetivos y Key Results (OKRs) establecidos para abordar esos problemas. Estos KRs se alinean con las dimensiones del Balanced Scorecard.
- Definición de Objetivos de Trabajo: Con base en las soluciones propuestas para las causas raíz, se definen objetivos de trabajo específicos y alineados con las necesidades y prioridades del ciclo de trabajo.
- Resolución de Problemas: Se crea un backlog de trabajo que incluye las acciones necesarias para abordar las causas raíz identificadas. Estas acciones están diseñadas para solucionar los problemas y mejorar el rendimiento de la organización.
- OKRs Estratégicos: Los OKRs se definen en función de las necesidades y prioridades identificadas. Estos OKRs se convierten en guías estratégicas para el equipo y la organización en su conjunto.
- Enfoque Integral: Al combinar el Diagrama de Ishikawa con las dimensiones del Balanced Scorecard, se adopta un enfoque integral que aborda tanto las causas subyacentes de los problemas como la alineación con los objetivos estratégicos. Esto asegura que los KRs sean sólidos y estratégicos.
- Toma de Decisiones Informadas: Este enfoque permite tomar decisiones informadas y efectivas, ya que se basa en un análisis exhaustivo de las causas de los problemas y su conexión con la estrategia organizacional.
- Eficiencia y Efectividad: Finalmente, este enfoque integral conduce a una gestión más eficiente y efectiva, acercando a la organización a sus objetivos de manera más efectiva y eficaz.
En conjunto, esta metodología proporciona una estructura sólida para la mejora continua y la alineación estratégica en la organización, lo que es fundamental para lograr el éxito en un entorno empresarial competitivo.
Te recomiendo consultar estos artículos
Biblografía
[1] Cuadro de Mando Integral o Balanced ScoreCard. Clave para el éxito empresarial
[2] Cómo hacer una matriz FODA o DAFO
[3] Cómo se hace un análisis CAME
[4] Anticipando el futuro: Utilizando el análisis PESTEL para la planificación empresarial
[5] Los 5 ¿Por qué?: Una herramienta tan sencilla como poderosa
[6] Diagrama causa efecto o Ishikawa
[7] ¿Qué son los KPIs?
[8] Guía para principiantes OKR