SMART en tus proyectos

SMART Es un acrónimo de Specific, Measurable, Achievable, Relevant, y Time-Bound. Este método define las características que deben tener los objetivos al momento de crearlos para asegurar cierta estructura a seguir en un proyecto.

La aplicación de la metodología SMART es sumamente amplia en el mundo corporativo. Ya sea para concretar los cimientos fundamentales de un nuevo negocio o proyecto, los objetivos SMART son la guía perfecta para comenzar proyectos con el pie derecho.

El significado del acrónimo SMART en español es Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, A tiempo.

¿Te gustaría aprender a plantear tus propios objetivos SMART?

Para eso, debemos desglosar cada uno de sus componentes, cuáles son sus ventajas, cómo plantearlos paso a paso y algunos ejemplos útiles.

¿Qué significa SMART?

“SMART se refiere a las condiciones que deberían cumplir los objetivos de una empresa para ser considerados inteligentes y eficaces. Por lo tanto, SMART es un tipo de enfoque estratégico que se centra en la definición y el cumplimiento de los objetivos”.

Veamos a qué se refiere cada palabra de la sigla SMART:

1. Específico: ¿cuál es un objetivo específico?

Posiblemente, este aspecto sea una de las partes más importantes de los objetivos SMART. Justamente en este punto es donde más fallas se perciben. Sí, todos queremos ser millonarios y vivir en el caribe en algún momento de nuestra vida, pero la realidad es que a la hora de plantear objetivos debes ser lo más concreto posible.

De acuerdo a la metodología SMART, entre menos específico sean los objetivos, más difícil será determinar cuánto tiempo dedicarle y, a la vez, será más complicado medir el éxito. En cambio, si limitas tus metas de manera que puedas pasar de una gran idea abstracta a un hecho concreto, definitivamente lograrás con éxito tu cometido.

Veamos un ejemplo que se va del mundo empresarial, así resulta más fácil de comprender: imagina que quieres bajar de peso y tienes tres alternativas diferentes para empezar a definir tu objetivo SMART:

• Comer saludable
• Bajar de peso
• Bajar 5 kilos

¿Cuál es el objetivo específico entre estos tres? Si pensaste que bajar 5 kilos es el objetivo específico, estás en lo correcto. Por un lado, la meta de “bajar de peso” comer saludable no es específica, ya que no indica en qué momento se concreta el fin. Bajar de peso puede ir desde 500 gramos hasta 15 kilos.

Por otra parte, “comer saludable” puede ser un objetivo pero no corresponde como objetivo específico de la idea “bajar de peso” en sí, tal vez podemos pensarlo como un camino posible, pero no como objetivo final. La falta de especificidad de estas proposiciones dificultará medirlas como un objetivo SMART.

2. Medible: ¿cómo medir un objetivo SMART? 

Por otra parte, todos los objetivos SMART deben ser medibles. ¿Cómo se mide la meta? La manera más sencilla de medir un objetivo SMART será mediante el uso de métricas para monitorear y, finalmente, contestar: ¿se logró el objetivo?

La medición es clave para reflejar el éxito del objetivo SMART. Es importante usar las métricas correctas para medir con precisión un objetivo. Por ejemplo, en el objetivo de perder cinco kilos, se necesitará tener acceso a una báscula para medir el progreso y ser preciso al hacerlo.

Asimismo, para medir el logro de los objetivos SMART es importante tener bien clara la situación inicial antes de implementar la estrategia. ¿Cómo sabrás cuantos kilos bajaste si aún no conoces tu peso actual? De la misma manera, “aumentar un 20% de las ventas anuales” necesita de ciertos datos posteriores para concretarse.

Recuerda que es importante medir con precisión, definir las métricas y KPIs indicadas en el mismo momento que lo planteas. Si al crear tu objetivo SMART no puedes hacerlo fácilmente, debes revisar tus herramientas o bien reestructurar el objetivo.

3. Alcanzable: ¿cómo vamos a lograr el objetivo SMART? 

Te has preguntado ¿cuál es el plan de acción?, ¿tenemos los recursos y las capacidades para alcanzar el objetivo?, ¿qué es lo que falta? Si puedes responder a todas estas preguntas, tienes un objetivo SMART bien diseñado.

Un objetivo SMART bien estructurado debe proporcionar claridad sobre qué se tiene que hacer y si es posible lograrlo en el contexto en el cual se plantea. De esta manera, los objetivos deben ser lo suficientemente ambiciosos para mantener la motivación del equipo que trabaja en ellos, pero también realistas, de manera que no generen altos niveles de frustración en el mismo.

Si las acciones necesarias para lograr un objetivo no están claras o hay una gran cantidad de acciones que se vuelven muy complicadas de concretar, tal vez estés planteando un objetivo muy grande. En este caso lo mejor será dividir el objetivo principal en objetivos SMART más pequeños.

Un gran consejo a la hora de plantear un objetivo SMART alcanzable es tener bien en claro cuáles son los recursos disponibles para alcanzarlo: inversión financiera, recursos humanos y tiempos del proyecto.

Por ejemplo, sería imposible plantear un aumento del 50% de creación de contenido para el próximo mes con el mismo equipo de trabajo y sin inversión en la estrategia.

4. Relevante. ¿Cómo elegimos un objetivo SMART?

En la vida personal o profesional, nos encontramos con el problema de perseguir múltiples objetivos. Para hacer frente a esta situación, el método SMART sugiere no perseguir objetivos equivocados, sino sólo concentrarse en los objetivos más importantes.

En este punto resulta clave la distinción entre lo importante y lo urgente. Nadie más que tu equipo de trabajo está capacitado para determinar la relevancia de una meta u objetivo. En muchos casos, las actividades diarias alteran el backlog de tareas pendientes. Y es en estos momentos cuando el líder de proyectos debe definir con certeza cuál es la tarea que necesita hacerse sí o sí y prontamente, y cuál es la que es sumamente importante, pero no urgente.

Dos maneras para definir la relevancia en un objetivo SMART

Para no perseguir objetivos erróneos, necesitamos un mecanismo que nos ayude a crear un filtro para encontrar los objetivos más relevantes:

• Esfuerzo vs Valor percibido

La primera técnica consiste en ordenar los objetivos en una Matrix, donde se analizará el esfuerzo requerido contra el valor percibido al lograr el objetivo. Generalmente vamos a enfocar nuestra energía en metas de alto valor y poco esfuerzo.

• Principio de Pareto

Esta segunda técnica, también conocida como la regla 80/20, consiste en hacerse la siguiente pregunta: ¿cuál 20% de los objetivos proporcionan el 80% del resultado deseado? Dicho de otra manera: ¿qué objetivo implica el menor esfuerzo invertido pero el mayor resultado obtenido?

5. Tiempo. ¿Cuándo se logra un objetivo SMART?

Por el orden del acrónimo SMART, la última característica que nos queda es asegurar que los objetivos tengan un límite de tiempo.

Ponerle tiempo y hora a un objetivo, ayudará a proporcionar un incentivo y forma de monitorear el progreso. Regresando a nuestro ejemplo de bajar de peso, compara los siguientes objetivos:

• Perder cinco kilos.
• Perder cinco kilos en 2 meses.

Incluir una fecha para cumplir un objetivo SMART, da la oportunidad de calcular el progreso y crear un plan de acción. Asimismo, una vez terminado el período del tiempo, nos permite evaluar si fuimos muy ambiciosos en el inicio del proyecto o simplemente invertimos mal nuestros recursos en algún momento.

Por otra parte, el valor del tiempo es sumamente importante en proyectos que siguen las metodologías ágiles o responden a interesados externos a la empresa. Pues en estos casos lograr determinados objetivos en una medida de tiempo concreta mide directamente el éxito o fracaso del proyecto. Los plazos de tiempo del objetivo SMART son únicos en cada caso.

Ventajas de los objetivos SMART

Definir objetivos SMART trae consigo diversos beneficios para las empresas, equipos de trabajo y proyectos particulares, entre ellos queremos compartirte las 5 ventajas fundamentales de aplicar la metodología smart en los objetivos que te propongas:

• Es un método eficiente para alcanzar tus metas. Al seguir la metodología SMART tendrás una mejor visión sobre lo que se requiere para cumplir el objetivo.
• Mejora el plan estratégico. Cuando generas objetivos SMART es más fácil hacer un plan de acción. De acuerdo a la especificidad de la meta y el tiempo en el que quieras lograrlo, podrás trazar un camino mucho más claro.
• Se enfoca en lo más importante. Con un objetivo SMART te será simple definir prioridades. Recuerda que uno de los puntos es la relevancia del objetivo, y de aquí también deriva la jerarquización de tareas urgentes para lograrlo.
• Permite el trabajo en equipo. Los objetivos SMART brindan ayuda para mejorar la comunicación dentro de un equipo, ya que todos tendrán una dirección sólida y directa. Olvídate de los malos entendidos y confusiones en el proceso de trabajo, con un statement claro tendrás el éxito asegurado.
• Ahorra tiempo. Con la metodología SMART es más fácil gestionar el tiempo, estableciendo una buena planeación y ajustando los objetivos a un tiempo específico.

¿Cómo crear un objetivo SMART personal en 5 pasos?

¿Alguna vez has sentido que te falta dirección? La metodología SMART se ha popularizado bastante en los últimos años, es así que incluso existen empresas SMART, pero todo este conocimiento se puede llevar a un nivel personal. Te enseñamos cómo hacerlo a continuación.

¿Estás logrando todo lo que podrías hacer? Establecer un objetivo personal claro, te ayudará a establecer una dirección correcta. Puedes definir objetivos SMART en diferentes áreas de tu vida como tu carrera, educación, familia o finanzas personales.

Plantearse objetivos puede ser una herramienta muy poderosa para el desarrollo personal. También puedes mejorar la confianza en uno mismo, porque se pueden usar para medir tus logros. Puedes comenzar este proceso realizando un FODA para tener frescas tus oportunidades y fortalezas.

Pasos para crear un objetivo SMART personal  

Antes de comenzar te recomendamos hacer una lluvia de ideas sobre qué te gustaría lograr o mejorar en diferentes áreas de tu vida. Luego, sigue estos pasos:

1. Visualiza el futuro que quieres lograr. Establece tus objetivos según las diferentes áreas de tu vida, no te limites e imagina que te gustaría lograr en en tiempo determinado.
2. Divide y vencerás. Dividir un gran objetivo en objetivos más pequeños hará más alcanzable tu meta. Y como vimos anteriormente, un objetivo SMART es alcanzable.
3. Escribe tus ideas y objetivos SMART. Redactar los objetivos es un paso fundamental, ya que es el momento en el cual analizamos todos los factores que componen al mismo y si son realizables o no. Además, si guardamos las ideas en la cabeza muy probablemente se olvidaran.
4. Los detalles sí importan. No escatimes en escribir los detalles, recuerda que en los objetivos SMART el tiempo es un factor importante, agrega fechas y métricas para definir el éxito.
5. Mantén metas diarias. Existe una gran satisfacción en poder medir el logro y cumplirlo. Ponerse metas diarias ayudará a sentir que uno está progresando. Puedes ayudarte de diferentes apps para organizarte y cumplir con tus objetivos.

¿Cómo evaluar los objetivos SMART y mejorarlos?

Volviendo al mundo empresarial, sabemos que una de las grandes ventajas de los objetivos SMART es la información que nos brindan luego de finalizado el proyecto. De esta manera, son una herramienta de gestión de proyectos ideal para incorporar en tus estrategias de trabajo desde aquí en adelante.

El fin de los objetivos SMART no existe. Cuando logres un objetivo SMART, lo primero que tienes que hacer es revisar tu plan de metas a futuro, reestructurarlo y adaptarlo con lo que aprendiste al llegar a la meta.

Estas son algunas preguntas que te ayudarán a evaluar los objetivos SMART:

1. ¿Se logró el objetivo con demasiada facilidad?

Si es así, puedes aumentar la dificultad del objetivo para la próxima instancia. Asimismo, evaluar cuáles son los puntos fuertes del equipo o proyecto y probar alternativas para alcanzar objetivos aún más rentables.

2. ¿Fue complicado lograr el objetivo?

En este caso tendrás que considerar cómo facilitar el siguiente objetivo SMART. Recuerda que los objetivos SMART se deben ir adaptando para cada caso en particular y su funcionalidad principal es lograrlos con eficiencia.

Cuando te preguntes si se cumplió con el objetivo, una simple respuesta de “sí o no” dará inicio a una conversación para preguntarse:

• Qué fue lo que funcionó
• Qué no funcionó
• Qué podemos hacer para mejorarlo

Por último, ten cuidado con cualquier objetivo que no esté bien definido. Es importante tener los objetivos SMART como un proceso continuo de acción, evaluación y revisión. Por eso, cuando estés usando objetivos SMART, no olvides mantenerte flexible y motivado para evaluar tus objetivos de manera regular.

• Como ya mencionamos, los objetivos SMART pueden ser complementarios a metodologías ágiles, ya que estos objetivos son dinámicos, un objetivo que hoy es relevante puede ser irrelevante mañana. Y justamente, son la clave del éxito de cada iteración.

Ejemplos de objetivos SMART

Ya sabes qué son los objetivos SMART, cuáles son sus aspectos clave y cómo evaluarlos una vez que se cumpla el plazo determinado en el tiempo. Ahora sólo nos quedan ver algunos ejemplos de objetivos ya redactados:

Objetivo de proyecto

Generar contacto con tres influencers que quieran ser la cara visible de tu marca en un mes. 

¿Por qué es SMART?

• Es específico (la acción de generar contacto con influencers)
• Es medible (tres influencers)
• Es alcanzable y realista (suponiendo que ya tienes experiencia en marketing de influencias)
• Tiempo (un mes)

Objetivo de empresa

Ser el líder del mercado en ventas en el próximo año. 

¿Por qué es SMART?

• Es específico (ser líder del mercado)
• Es medible (ser líder del mercado en número de ventas)
• Es alcanzable y realista (suponiendo que existe un nicho de mercado al que puedes apuntar y tu empresa ya es rentable)
• Tiempo (el próximo año)

Objetivo profesional

Ascender a líder de proyectos en el próximo trimestre

¿Por qué es SMART?

• Es específico (ser líder de proyectos)
• Es medible (ascender)
• Es alcanzable y realista (suponiendo que estás desempeñando un gran trabajo y ya cuentas con expertise en el tema)
• Tiempo (el próximo trimestre)