Productividad personal: ¿cómo avanzar rápido?
No cabe duda de que vivimos en un entorno en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado deprisa y falta tiempo para tanta información… sobre todo, en el mundo de la empresa. Pero que no cunda el pánico. Si el día a día te desborda, y es agotador; si no acabarlo todo es frustrante, o si a veces tienes la sensación de trabajar mucho y avanzar poco… tranquilo. Hay solución en cuanto a productividad personal se refiere.
Esta tiene nombre y apellidos: metodología GTD (Getting Things Done) «GTD® es una metodología sencilla, potente y adaptable, para ganar enfoque y mantener la sensación de control en un mundo en constante cambio. Su flexibilidad la hace útil para cualquier perfil profesional que tenga más trabajo para hacer, que tiempo para hacerlo, y cuente con un mínimo grado de autonomía personal».
Puede ser objeto de controversia, pero tu cerebro no está hecho para almacenar información. Cuando tu mente está repleta de lista de acciones, tareas pendientes y recordatorios, te queda menos espacio para dedicar al trabajo que realmente necesitas hacer.
Trabajar distinto para la productividad personal
Hablamos, en definitiva, de una forma de trabajar distinta. A diferencia de los consejos bienintencionados, pero poco realistas, del viejo paradigma de la gestión del tiempo, GTD® ha demostrado ser muy efectiva a la hora de superar los retos crecientes a los que tienen que enfrentarse los profesionales y las organizaciones modernas. Para ello, propone la puesta en práctica de una serie de principios productivos concretos, actualmente avalados por la neurociencia «.
Más concretamente, «GTD® se basa en un proceso sencillo de cinco pasos, combinado con mejores prácticas fácilmente adoptables y estrategias contrastadas para eliminar distracciones, gestionar interrupciones y que las personas se enfoquen en las cosas más significativas a través de hábitos concretos que cualquiera puede aprender y aplicar».
GTD® se basa en un proceso sencillo de cinco pasos, combinado con mejores prácticas fácilmente adoptables y estrategias contrastadas para eliminar distracciones
Propuesta por David Allen en el año 2001, la metodología Getting Things Done (GTD®) es una alternativa de eficacia probada que facilita la organización y gestión personal de los profesionales, contribuye a eliminar el estrés y mejora la eficiencia de las personas y la competitividad de las organizaciones, «lo que la ha convertido en pocos años en el nuevo estándar en productividad personal para el siglo XXI».
¿Qué es la metodología GTD?
El método Getting Things Done, o GTD, asegura que cuanta más información intentes retener en tu memoria, menos productividad y concentración lograrás. En lugar de depender completamente de la capacidad de tu cerebro, la metodología GTD te anima a almacenar toda la información relacionada con tu trabajo en una fuente de referencias externa y organizada. De esa manera, siempre sabrás qué debes hacer a continuación, sin tener que preocuparte de que se te pase por alto algún detalle y podrás dejar de procrastinar.
El método de productividad GTD es una estrategia de gestión del tiempo muy usada debido a que es muy fácil de implementar y además es muy eficaz. Aunque no seas consciente de ello, tu cerebro permanece siempre activo, incluso en segundo plano, reorganizando constantemente tus tareas pendientes para asegurarse de que nada se te escape. Cada vez que agregas una tarea nueva a tu lista mental, tu cerebro necesita repasar todo lo que ha registrado para volver a establecer las prioridades teniendo en cuenta esta nueva tarea.
Pasos GTD
1.- CAPTURAR
Antes de organizar tu trabajo, primero debes sacarlo de tu memoria y capturarlo en una herramienta externa. David Allen lo llama la bandeja de entrada, independientemente de la herramienta que uses. Esto se debe a que cualquier tarea, información o recordatorio (o, como le gusta decir a Allen, “cosas”) va directamente a tu bandeja de entrada. No lo pienses como una bandeja de entrada de email clásica, sino como una lista de datos o próximas acciones que luego se procesarán.
2.- PROCESAR
Una vez que hayas capturado todos los elementos, necesitarás procesarlos. Durante este paso, convertirás la información que has capturado en acciones concretas, notas detalladas o contexto relevante. La etapa de procesamiento y de organización van de la mano; a medida que procesas el trabajo, también puedes organizarlo en el proyecto correspondiente.
3.- ORGANIZAR
Al momento de procesar la información, también debes organizarla. Durante este paso, mueve los elementos a los proyectos correspondientes en tu herramienta de gestión del trabajo. Los proyectos son como carpetas virtuales en donde almacenas toda la información relevante. Al organizar y trasladar las tareas pendientes a los proyectos adecuados, conviertes las “cosas” en acciones concretas.
4.- REVISAR
El método GTD no implica simplemente agregar tareas a una lista y luego olvidarnos. Por el contrario, debes revisar con frecuencia tus tareas y volver a establecer las prioridades si es necesario. Por eso es importante comprender claramente la prioridad de cada trabajo. Si las iniciativas nuevas son de mayor prioridad que las que ya tenemos configuradas, comprender la prioridad relativa de cada tarea te permitirá reorganizar el trabajo y realizar cambios en las prioridades con mayor facilidad.
5.- HACER
En el método GTD, este es el paso en donde realizas la mayor parte de tu trabajo. Ya has despejado tu mente y organizado todas las tareas que debes hacer. Ahora lo único que queda por hacer es, bueno, ¡hacerlo!
Usa la metodología GTD y aumenta tu productividad
El método GTD es un método flexible y fácil de implementar que reduce la carga en tu cerebro y te ayuda a realizar un trabajo de mayor impacto. Si bien este método requiere de un esfuerzo inicial, con el tiempo y con práctica se convertirá en algo natural.
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