Self-Service Analytics : Cómo multiplicar el valor de los datos de tu empresa

EL FACTOR EXPONENCIAL DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL 

En muchas de nuestras empresas se ha vivido una evolución hacia lo digital incorporando herramientas como los ERP o CRM, o más recientemente los IoT, que permiten hacer una gestión más automatizada y menos manual, lo cual ha permitido reducir tiempos en los procesos y aumentar la productividad. Esta transformación ha traído una serie de, lo que podríamos llamar, condicionantes asociados como la disciplina que acarrea para el personal de la empresa implicado en el proceso que ahora debe alimentar con información estos sistemas y cumplir una serie de procedimientos por el bien común. Otro condicionante es que, de la noche a la mañana, el departamento de IT de la empresa, se convierte en el core de la misma. Es tal el aumento de la información y la criticidad de los procesos gestionados por IT, que cualquier departamento puede dejar de funcionar si los sistemas fallan. El control de la información ahora pasa por un equipo cuya misión principal es que los sistemas no caigan. 

SELF-SERVICE ANALYTICSFrente a lo que sucedía en la era pre-digital, los directivos de otros departamentos han cedido la posesión de su información, por el bien común y con la promesa de que, alimentando el sistema, ellos serían capaces de obtener valor de la información global almacenada sirviendo esta de apoyo en la toma de decisiones de su departamento. La realidad es que la información básica sí fluye gracias a los reportes que cada una de las herramientas de digitalización genera, pero la información que realmente va a generar un salto cualitativo, que es aquella que tiene en cuenta diferentes bases de datos de diferentes sistemas no interconectados, que trabaja con información tanto interna como externa de la empresa o que no se representa en los reportes estándar de las herramientas adquiridas, esa información de alto valor, requiere de nuevo de la participación del departamento de IT. 

Lo que ocurre a continuación no nos es muy ajeno. El departamento correspondiente solicita un nuevo informe al departamento de IT, el cual, dependiendo de la carga de trabajo (recordemos que su misión principal es que los sistemas no colapsen), y del orden de importancia que ellos marquen a la petición, moverán esta petición a una cola de trabajo que, en el mejor de los casos servirá el informe tal y como se deseaba, en los próximos días o semanas. El peor de los casos es que esa petición quedará por el fin de los tiempos encolada. Pensándolo bien, existe un caso peor, y es aquel en que, tras haber pasado un tiempo en cola, el informe acabe desarrollándose y siendo entregado pero la información obtenida ya no sea válida para el solicitante del informe porque el dato ya no es actual o porque el analista de IT no interpretó bien las necesidades del informe. Si le preguntara al Director Financiero de su empresa, este sería el peor de los casos, debido a que se llegaron a asignar recursos internos a una tarea, los cuales finalmente no generaron valor para la empresa. 

En muchas de nuestras empresas tenemos lo más importante: la información. Hemos invertido mucho dinero en soluciones digitales y mucho tiempo externo y de nuestro personal para que dicha información sea procesada y almacenada de manera correcta. Para realmente multiplicar la inversión realizada nos falta el tercer elemento. Poder exprimir al máximo el valor a dicha información. Debemos eliminar el cuello de botella que se genera en el departamento de IT y dotar de las herramientas y formación necesarias para que cada departamento disponga de sus analistas. Este ya está siendo el elemento diferencial entre empresas y lo va a ser mucho más en el futuro. ¿Cómo lo logramos?

Las plataformas Self-Service Analytics han venido para quedarse. 

CÓMO MULTIPLICAR EL VALOR DE LOS DATOS DE TU EMPRESALAS PLATAFORMAS SELF-SERVICE ANALYTICS:

HAGASELO USTED MISMO 

El objetivo principal de una plataforma Self-Service Analytics es generar autonomía para que cualquier persona en la organización con los permisos correspondientes pueda conseguir cualquier respuesta ante una  pregunta, utilizando los datos tanto internos como externos sin necesidad de depender de terceros. Estas plataformas encapsulan la complejidad relativa al análisis de datos y ofrecen al cliente un entorno de trabajo intuitivo, sin necesidad de un alto conocimiento técnico que permite en poco tiempo obtener visualizaciones de los datos muy potentes con las que extraer el máximo valor de los mismos. Vienen a cerrar el círculo de la Transformación Digital de las empresas, permitiendo una flexibilidad y una visión periférica de la información no viable con los sistemas digitales ya implantados, como el ERP o el CRM. 

Las ventajas son muy claras y generan beneficios exponenciales. ¿Cómo podemos medir el valor que tiene poder tomar una decisión viendo el comportamiento del pasado? ¿o visualizando cálculos predictivos a futuro? ¿o con visualizaciones basadas en información a tiempo real? ¿o mezclando información interna de la empresa con información pública? Cada uno debe pensar en su día a día y ver cómo la información que ya está almacenada en grandes y potentes servidores la podemos hacer grande y potente para el desarrollo de nuestro departamento.  

Ahora bien. No llegaremos a esta situación de hoy para mañana, ni llegaremos sin que exista voluntad real por parte de la empresa para exprimir el valor de los datos. Como todo proyecto de Dirección General, hace falta una serie de cambios para que esto sea posible. Para ello hay una serie de fases que cubrir para garantizar su viabilidad y su continuidad en el tiempo. 

 

LAS FASES DE IMPLANTACION DE UNA PLATAFORMA

SELF-SERVICE ANALYTICS 

Normalmente, este tipo de proyectos se lanzan por parte de un departamento que tiene iniciativa para generar sus propios reportes a partir de la información en modo de extractos de datos que permita generar una de las herramientas de digitalización, como por ejemplo el ERP de la empresa. A partir de ahí se empieza a “jugar” con la herramienta, realizando presentaciones de los datos y obteniendo conclusiones sobre ellos para la toma de decisiones del departamento. 

Cuando otros departamentos, o la Dirección General, empiezan a comprobar la evolución de estos pioneros digitales gracias a la extracción de valor de los datos, se pasa a una segunda fase de contagio en la que más departamentos y personas se van sumando al desarrollo de visualizaciones  propias. EL FACTOR EXPONENCIAL DE LA TRANSFORMACION DIGITAL

A partir de este instante, la Dirección General será quien deba liderar el proyecto de implantación global de la plataforma Self-Service Analytics, actuando desde tres frentes: 

  • FASE 1: La Dirección General, junto con cada departamento, deben definir aquellas preguntas que necesitan ser contestadas dentro de la organización e identificar los indicadores principales o KPI´s en consonancia con los planes estratégicos y de negocio de la empresa. 
  • FASE 2: El departamento de IT debe, por un lado analizar si actualmente se almacena la información necesaria para poder dar respuestas a las preguntas previamente identificadas, en el caso en que sea así, debe mantener la estructura de datos y generar extracciones para que cada departamento pueda responder esas y otras preguntas futuras. 
  • FASE 3Cada uno de los departamentos debe formar a uno o varios de sus integrantes en el uso de la nueva plataforma de visualización de datos, para que puedan ser capaces de generar valor contestándose sus propias preguntas a partir de los datos. 

Para que este proceso tenga éxito en la organización, la Dirección General deberá contar con un consultor experto en negocio e implantación de plataformas Self-Service Analytics para guiar a la organización en este proceso, gestionar el cambio y formar a su personal del IT y a sus nuevos analistas internos. 

 

 Edu MegíasTableau Associate Certified    

Trainer MobilizaAcademy.com en Especialista en Analítica de Datos

 



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